Le télétravail ne s’impose pas, il se prépare. Sauf aujourd’hui, en situation de crise. Pour en faire un succès, une certaine souplesse s’impose.

«Si vous construisez votre nouvelle vie [professionnelle] sur un mode ‘nine-to-five’, mais de chez vous, je pense que vous allez juste détester votre maison; je pense aussi que vous allez vous détester ! Tous les inconvénients, aucun des avantages. Et vous ne tiendrez pas quinze jours !» Pour Linus Torvalds, le créateur du noyau Linux et de Git, adepte du télétravail depuis près de trente ans, la première erreur consisterait à recréer à domicile «le pire de la vie de bureau»…

Pour de nombreuses personnes, la situation inédite que nous vivons sera leur première expérience de télétravail poussée par les événements. Et pour la plupart -même celles qui peuvent avoir travaillé de temps en temps à domicile- cela pourrait devenir la plus longue période hors de leur bureau et sans véritable contact avec leur équipe…

Au début, relève encore Linus Torvalds dans les colonnes de ZDNet, «je m’inquiétais de manquer d’interaction humaine -parler dans les bureaux et les couloirs, mais aussi sortir déjeuner. En finale, cela ne m’a jamais vraiment manqué.»

Pas de réunion à distance, insiste l’ingénieur. Qui estime préférable de s’appuyer sur des modèles de communication asynchrone (messagerie, e-mail, calendriers partagés…). «N’utilisez pas la vidéoconférence pour recréer exactement ce que vous faisiez auparavant !» 

Distractions, interruptions…

Pour vraiment comprendre comment travailler à distance le plus efficacement possible, il convient de tenir compte de l’expérience des personnes qui le font plus régulièrement et depuis plus longtemps que la plupart d’entre nous, estime Shainaz Firfiray, professeur agrégé de gestion des ressources humaines à la Warwick Business School.

C’est dans cet esprit que GitLab a récemment interrogé 3 000 professionnels de la connaissance travaillant à distance ou qui ont la possibilité de le faire. Si 84 % déclarent qu’ils peuvent accomplir toutes leurs tâches à distance, ils avancent en même temps une série d’inconvénients. En tête de liste : la difficulté de gérer les distractions à domicile (47 % des réponses). Les interruptions viennent de l’extérieur, comme un livreur demandant de prendre un colis pour un voisin. Ou de l’intérieur : la famille, les animaux domestiques et les amis qui ne comprennent pas que, simplement parce que vous êtes à la maison, vous travaillez toujours…

Autre difficulté : le fait d’être dans un environnement différent de celui auquel on est habitué. Du coup, les habitudes sont perturbées et les priorités confuses. A l’opposé, au bureau, les priorités sont -généralement- bien définies : on est là pour travailler. A la maison, les priorités sont différentes : s’amuser, cuisiner, manger, regarder la télévision -presque par définition tout ce qui n’est pas lié au travail.

Pléthore d’outils, avec leurs forces et leurs faiblesses

Faire entrer du travail à la maison -surtout si c’est la première fois et dans ce contexte de crise inédit- confond tout cela. Cela nous fait également penser que nous pouvons combiner les deux. Ce qui revient à essayer de laver la vaisselle lors d’une conférence téléphonique ! Comme le suggère Linus Torvalds, la solution consiste à créer une nouvelle routine de travail pour que la mise au point soit plus facile. C’est pourquoi dans les best practices du télétravail, les actions de se lever tôt et de s’habiller reviennent. Autre règle : essayer de travailler des heures régulières. Si possible, travailler tous les jours dans un endroit particulier de la maison. L’objectif, on l’a compris, est d’associer le travail à un moment de concentration.

Certes, il existe de nombreux outils pour garder les équipes distribuées synchronisées. On les connaît : de la messagerie électronique jusqu’à Slack, Teams et les applications de vidéoconférence comme Zoom. Mais voilà : un travailleur à domicile sur trois (35 %) craint de collaborer avec ses collègues et ses clients.

Par ailleurs, chacun de ces outils a ses faiblesses. Surtout, aucun ne peut capturer toute la richesse de l’interaction physique du face à face. En particulier, le recours à des options de texte uniquement comme le courrier électronique risque de compliquer la collaboration et rendre les malentendus beaucoup plus probables. Un e-mail écrit à la hâte ou un commentaire de Slack mal formulé peut être facilement mal lu. Enfin, les tentatives d’humour peuvent facilement échouer, surtout lorsque les gens sont déjà nerveux.

Télétravail = plus d’interactions entre pairs

Pour Gartner, qui s’est également penché sur la question, il convient avant tout de contextualiser la situation. Et donc, aujourd’hui, de tenir compte autant que possible des informations et les données sur la crise sanitaire. Tout un chacun, en effet, doit se sentir concerné.

A la direction, Gartner propose encore d’encourager les interactions intentionnelles entre pairs. Avec un temps de présence réduit ou nul au bureau, les employés doivent maintenir des interactions professionnelles et personnelles régulières avec leurs pairs.

Par ailleurs, le cabinet de conseil invite les responsables HR à encourager les employés à tirer parti des plateformes de communication qu’ils utilisent déjà, au travail ou dans leur vie personnelle, pour -surtout- créer de nouvelles façons de travailler ensemble.

De fait, le travail à distance est différent pour chaque employé selon ses besoins et ceux de sa famille. Avec les fermetures d’écoles sans précédent, de nombreux employés doivent assumer un double rôle en soutenant leurs enfants et leurs familles tout au long de la journée de travail. Dans ce contexte inédit, les organisations peuvent encourager les équipes peuvent encourager des «temps d’équipe de base» sur base des disponibilités. D’une manière générale, conseille encore Gartner, offrez de la flexibilité aux besoins de travail à distance.