Plutôt qu’une « révolution », le déploiement d’une solution ERP cloud moderne repose sur un modèle « d’implantation et d’expansion » par étapes. Explications de Jean de Villiers, Chief Customer Officer, Unit4.

Le changement peut être difficile, toutefois, nous savons tous que l’alternative au changement peut être considérablement pire que le changement lui-même. Aujourd’hui, la plupart des CIO savent qu’ils doivent délaisser les déploiements informatiques sur site au profit du cloud s’ils espèrent tirer parti de la valeur, de l’agilité et de l’accessibilité qu’offre le monde en ligne. L’opportunité d’essayer de nouvelles solutions sans prendre de risques excessifs, d’internationaliser, de mobiliser, de gérer les licences avec flexibilité, d’activer et de désactiver des services et d’accéder aux innovations les plus récentes est trop belle pour être ignorée.

En même temps, les craintes liées aux migrations « révolutionnaires » et à la complexité de la transformation dissuadent les chefs d’entreprise d’accomplir la migration aussi rapidement et largement qu’ils le souhaiteraient, constate Jean de Villiers, Chief Customer Officer, Unit4. « La bonne nouvelle, toutefois, c’est que la transition vers le cloud peut désormais se dérouler en douceur, et de manière prévisible, même pour les applications pour entreprises essentielles… »

La fin des migrations révolutionnaires

Mettons d’emblée les choses au clair : l’époque des cataclysmiques mises à niveau « Lift-and-Shift » est désormais révolue. Il est compréhensible que les entreprises n’aiment pas le risque, l’inéluctabilité d’une adaptation de grande ampleur des utilisateurs et des processus ou encore le long délai de valorisation qu’exige cette approche complexe. « La migration vers le cloud des applications de productivité simples est un processus relativement peu complexe, mais qui peut bien souhaiter patienter pendant un an pour tirer profit de l’adoption de grande ampleur du cloud pour les systèmes dont dépendent les activités de l’entreprise ? »

Auparavant, l’adoption d’une solution ERP Cloud se traduisait par une épreuve de patience à deux dimensions, durant laquelle le système sur site continuait à fonctionner en même temps que son équivalent dans le cloud. « Concrètement, le système existant fonctionnait souvent pendant 18 à 24 mois, voire davantag, pendant le déploiement du nouveau système ‘révolutionnaire’. Par conséquent, les clients s’acquittaient à la fois des frais de licence de l’ancien système et du nouvel abonnement, sans tirer aucun avantage de ce dernier pendant au moins 18 mois… »

Configuration au niveau des API

Désormais, les avancées technologiques dans le domaine des modèles de développement à programmation schématique et les API ouvertes encourant l’utilisation d’un modèle plus agile d’adoption de l’informatique cloud permettant aux clients de dériver une valeur plus immédiate de la souscription d’un modèle cloud, dans un délai plus court. « Notre expérience nous a permis de déployer des applications cloud suivant des cycles courts et agiles. Ce qui a ainsi permis à nos clients de se séparer de leurs anciens systèmes en moins d’un an – et, dans certains cas, de réaliser une valeur ajoutée en trois ou quatre mois seulement. »

Qu’est-ce qui a changé ? « Nous n’avons pas eu recours à l’alchimie, rassure Jean de Villiers. Au lieu de cela, en intégrant beaucoup un plus grand nombre de fonctionnalités à des systèmes ERP spécifiques à différents secteurs et rôles, nous avons pu supprimer la nécessité d’ajouter des personnalisations pour permettre aux entreprises d’adopter des processus standard. Autrefois, les solutions ERP étaient conçues sur mesure. Désormais, la configuration se déroule au niveau des API, avec des kits d’extension permettant d’effectuer des ajustements sans générer davantage de complexité. »

Le CCO d’Unit4 a également constaté un changement fondamental dans l’approche de la commercialisation. Aujourd’hui, il n’y a pas de conflit entre les différents services proposés aux clients lors de l’adoption du cloud. « Traditionnellement, les fournisseurs proposaient des services professionnels, des équipes dédiées au succès de leurs clients et des services d’assistance continus. Toutefois, il n’était pas rare que les offres de services de ces équipes se chevauchent, provoquant des conflits d’intérêts. L’application d’une approche rigoureuse aux aspects humains et opérationnels de la migration dans le cloud des solutions ERP a permis de remédier à cette situation. »

Implantation et expansion

Plutôt qu’une « révolution », le déploiement d’une solution ERP moderne repose sur un modèle « d’implantation et d’expansion » par étapes, insiste Jean de Villiers. La valeur est extraite rapidement et l’utilisation organique d’un plus grand nombre de services au fil du temps permet de révéler durablement encore plus de valeur. « Nous devons éliminer l’incertitude des migrations, qui étaient traditionnellement des projets comportant un risque élevé. Nous pouvons définir précisément ce que nous attendons du personnel qui supervise les migrations et expliquer le niveau d’engagement requis, la durée des processus et le coût de la migration dans son ensemble, car nous disposons désormais d’un modèle fiable et d’un plan bien structuré. »

Soyons honnêtes : par le passé, les éditeurs de logiciels étaient considérés comme des interlocuteurs difficiles. Le simple fait de localiser la personne la plus compétente pour répondre à une question était souvent considéré comme une tâche difficile. En réduisant à un ou deux interlocuteurs le nombre de personnes en contact direct avec les clients, nous avons éliminé cette problématique, estime Jean de Villiers. « Les problèmes commencent à disparaître lorsqu’on élimine la complexité ! Nous savons que nos clients détestent la complexité. Et en ces temps difficiles, la dernière chose dont ils ont besoin c’est d’être contraints de modifier en profondeur leurs modes opératoires. En automatisant chaque facette et en simplifiant les processus opérationnels, nous avons éliminé ce problème ! »

Extraire une valeur optimale

Les migrations de solutions ERP dans le cloud ne doivent pas forcément être difficiles. Il est possible d’intégrer rapidement le personnel et entraîner des changements de processus grâce à des modèles de logiciels proposés dans le cadre de packages prédéfinis, qui génèrent une valeur réelle et immédiate. « Pour remporter des affaires et fidéliser nos clients, nous devons leur offrir une valeur ajoutée et une simplicité réelle sur l’ensemble de la chaîne logistique, en proposant systématiquement d’excellents services. »

Pour cela, Unit4 demande d’abord aux clients ce qu’ils considèrent comme un succès… et agit en fonction de leurs réponses. « Nous savons comment nos clients utilisent nos logiciels dans le cloud ; nous n’avons donc aucune excuse pour ne pas les accompagner et les aider à en extraire une valeur optimale. Hormis le fait de répondre aux demandes du marché ou aux exigences réglementaires de différentes verticales, nous n’avons pas besoin d’approches ou de processus différents, adaptés à différents secteurs ou régions du monde. Nous devons nous passer de tout cela. Et nous concentrer sur la génération de valeur… rapidement. »