Environ 17 000 documents d’archives et plus de 14 000 copies et impressions par mois… L’étude notariale Franeau, à Mons, ne pouvait se contenter de son multifonction. Il lui fallait envisager une autre solution afin d’optimiser le traitement de ses flux documentaires.
Les notaires Adrien et Julien Franeau se sont associés en 2006. Au fil du temps, les archives prenaient de plus en plus d’espace dans la cave de l’étude. Et côté impressions, le multifonction Ricoh ne suivait plus…
C’est lors du remplacement de cet équipement que Ricoh a proposé une solution pour réduire le nombre de copies et d’impression, tout en augmentant l’efficacité du service. Dans un premier temps, il s’agissait de mettre en place une solution Click & Post pour optimiser le traitement des flux documentaires papiers.
Et donc d’intégrer Click & Post aux logiciels habituels de l’étude. Aujourd’hui, il suffit aux collaborateurs de cliquer sur le bouton approprié pour envoyer les documents à leurs destinataires sans avoir à traiter l’envoi eux-mêmes. Fini l’impression, le traitement et l’envoi manuel ! «Grâce à ce système, plus de risque d’oubli, d’erreur ou de perte de courrier. Tout est traité par Ricoh, ce qui représente un gain de temps appréciable pour nous», commente Julien Franeau, un des notaires de l’étude
Pour tirer le maximum de l’application Click & Post, les archives de l’étude ont également été numérisées. Ce fut la deuxième étape du projet. Tous les actes des dossiers depuis 1975 sont passés par les mains des spécialistes de Cintra, le partenaire de Ricoh en la matière. Au total, cela représente environ 17.000 documents qui ont été restitués sous forme numérique à l’étude. Pour Julien Franeau, les avantages sont multiples: «Non seulement, cela représente un gain de place important dans les caves de l’étude, mais c’est surtout un gain de temps énorme. Quand un client a besoin de la copie d’un acte, nous pouvons la lui envoyer en quelques clics. Il suffit de retrouver l’acte dans la base de données électronique et ensuite de l’envoyer via Click & Post. Efficace, rapide et sûr !» Naturellement, l’étude est légalement tenue de garder des copies des actes notariaux mais en comparaison avec la masse de documents conservée par le passé, ces actes représentent assez peu de travail d’archivage.
Depuis le 1er juillet, les nouveaux dossiers ouverts à l’étude sont systématiquement numérisés et intégrés dans le nouveau circuit. Pendant quelques mois, les deux façons de travailler coexisteront jusqu’à ce que les anciens dossiers soient clôturés et que seuls subsistent les dossiers électroniques.
De l’aveu même de Julien Franeau, le dispositif installé est très intuitif. Les retours des collaborateurs sont globalement très positifs dans la mesure où la solution facilite grandement le travail administratif.
«Nous sommes les premiers notaires en Belgique à avoir numérisé nos archives et à fonctionner de cette façon, poursuit Julien Franeau. Ce n’est pas tant être précurseurs qui nous intéressait, mais plutôt disposer d’outils efficaces et performants qui nous permettent de moderniser le fonctionnement de notre entreprise. D’ailleurs, à terme, mon but est de me déplacer en clientèle uniquement muni d’une tablette…»
