Les attentes sont connues : une plus grande efficacité, davantage de liberté pour prendre des initiatives, une satisfaction accrue de la part de toutes les parties concernées et une organisation plus flexible et responsable socialement. Les collaborateurs en sont au centre. Et des notions comme la confiance et la responsabilité en sont les nouvelles valeurs.
Avant de pouvoir aider ceux qui utilisent leurs propres terminaux, il faut déjà comprendre quel rôle ils jouent dans l’entreprise. Ce groupe d’utilisateurs a-t-il réellement besoin d’accéder aux applications au cours de leurs déplacements ? Ce prérequis est indispensable pour établir une politique flexible régissant les autorisations d’accès aux applications des collaborateurs en fonction de leur rôle, à partir de tels ou tels terminaux.
Ceci suppose d’élaborer une stratégie et des normes d’autorisation d’accès pouvant s’adapter aux besoins changeants des utilisateurs, tout en permettant aux responsables informatiques de garder le contrôle des services informatiques internes. Il faut donc envisager les utilisateurs d’après le contexte : où sont-ils, quel terminal utilisent-ils et de quel type d’accès ont-ils besoin à l’instant T, plutôt que de se focaliser sur les seules identités.
L’objectif final est que chaque utilisateur ait un espace de travail sécurisé qui lui permette d’être aussi productif que possible, sans ignorer les gains d’efficacité rendus possibles par l’équipe ICT. Aussi, plus les programmes BYOD (Bring Your Own Device) séduisent les employés et les entreprises, plus les services ICT devront abandonner leur approche centrée sur les équipements au profit de la gestion des postes de travail. Ils vont devoir envisager et gérer l’informatique au niveau de l’utilisateur.
Cette approche centrée sur l’utilisateur sera l’occasion d’adopter une démarche de gestion des terminaux incompatible jusqu’ici avec les architectures technologiques traditionnelles. Il s’agit donc de trouver le moyen de proposer et de gérer ce nouveau mode de consommation de la technologie tout en maintenant les atouts d’automatisation et d’évolutivité nécessaires.
Des desktops virtuels à l’hébergement centralisé ne conviendraient peut-être pas aux salariés mobiles, tandis que les employés sédentaires seront parfaitement opérationnels avec des postes desservis par un serveur central. D’où l’obligation pour les services informatiques de gérer des environnements souvent hybrides.
Le modèle ITaaS (IT-as-a-Service) peut être la solution en faisant coexister plusieurs modes de distribution des applications et des services. Les employés demandent les applications et services dont ils ont besoin et le provisioning se fait automatiquement.
Pour les responsables informatiques, ceci suppose de bien comprendre les conditions d’accès aux contenus et leur évolution en fonction du contexte d’utilisation y compris au sein d’une même journée de travail.
Il faut comprendre également de quelles applications chaque utilisateur a besoin en fonction de son rôle, quels terminaux sont utilisés et où et quand les accès sont autorisés.
Plutôt que de devoir solliciter systématiquement l’équipe informatique, le modèle ITaaS prévoit que chaque employé a son propre desktop standard, lequel conserve constamment ses préférences de configuration. En sus, chaque employé peut demander à pouvoir accéder aux applications ou outils de son choix via un portail en libre-service.
Chaque fois qu’un utilisateur a besoin d’une application ou d’un service spécifique, il en fait la demande via le portail. Dès qu’il obtient l’autorisation, l’application est installée automatiquement. Le service informatique peut suivre et surveiller l’utilisation qui est faite des actifs informatiques pour maintenir systématiquement la conformité de l’entreprise et contrôler les coûts.
Ce modèle est l’équivalent d’un «app store» pour entreprise : les employés obtiennent l’accès aux applications en fonction du contexte d’utilisation et les services de base regroupent les applications les plus fréquemment utilisées, accessibles par tous. Pour que cet «app store» d’entreprise donne satisfaction, il faut que le catalogue des services soit adapté aux multiples contextes d’utilisation.
Cela signifie aussi prévoir de refuser les demandes d’applications ou de services si le contexte n’est pas favorable, en fonction de l’identité de l’utilisateur, du lieu, du terminal, du moment de la journée. Surtout, ce modèle doit simplifier l’utilisation des ressources informatiques par les employés avec toujours plus de flexibilité, mais aussi les empêcher d’acquérir des licences de logiciels dont ils n’ont vraiment pas besoin.
La fin des bureaux, vraiment ?
S’il n’y a plus un unique lieu de travail, pourquoi encore avoir des bureaux ? La question fait sourire les spécialistes. Virtualiser l’entreprise ne signifie pas imposer un télétravail permanent. Qu’on se le dise, il y aura encore des locaux, des sièges sociaux et des agences. Reste à savoir à quoi ils doivent ressembler et quelle doivent être leurs fonctions dès lors qu’ils deviennent un lieu de travail parmi d’autres.
Si on observe ce qui se fait depuis quelques années en matière d’aménagement des espaces de travail, on constate une certaine homogénéité des objectifs assignés aux locaux : satisfaire les employés, et attirer les talents, promouvoir la marque mais aussi la culture de l’entreprise et faire la part belle à ses produits, favoriser l’efficacité et la créativité. Comment ? Sur base de quels critères ? Voici quelques postes avancées par Citrix…
> Comprendre votre culture
La transition d’un modèle traditionnel à un environnement de travail flexible nécessite de comprendre la singularité et les besoins de vos groupes d’employés.
> Définir la proximité
La plupart des interactions dans les zones de collaboration (formelles ou informelles) implique en moyenne 4 à 6 personnes. Pour réunir plus de personnes, il reste à concevoir des espaces prévus à cet effet.
> Pratiquer la réciprocité
Le passage de la propriété d’un bureau à l’usage peut être traumatisant. Impliquez vos collaborateurs, sollicitez-les pour définir l’aménagement d’une zone, formaliser des règles de vie, etc.
> Donner la permission
Autoriser l’équipe en charge du projet à prendre des risques dans la conception des plans, la sélection du mobilier, de la technologie. Les implémentations réussies nécessitent un état d’esprit d’innovation.
> Continuer le chantier
Tout ne s’arrête pas le jour de l’emménagement. Maintenir l’élan, être attentifs aux réactions, aux évolutions, apporter des améliorations, assurer un soutien durable.
