Selon les études menées sur le sujet, le non-traitement de la masse documentaire en entreprise peut faire perdre 5% du chiffre d’affaires. On estime également que les collaborateurs d’une entreprise consacrent 20% de leur temps à rechercher des documents ou à en recréer qui existent déjà…
Nos entreprises sont confrontées à trois défis majeurs : la croissance continue du volume d’information, la multitude de systèmes de gestion sur site et dans le cloud et, enfin, les besoins croissants de traçabilité pour répondre aux audits et aux nouvelles réglementations. Une bonne gouvernance des documents s’impose. C’est le crédo d’Exquando.
«Priorité au document électronique, et donc à l’ECM. Ce qui ne signifie pas que le papier soit exclu de la gouvernance. C’est un support, un parmi d’autres; il entre donc dans les processus. Aujourd’hui, explique Dara Duong, Principal, Exquando, les documents sont majoritairement créés et reçus de manière électronique au sein des entreprises. Et la tendance s’accélère. Chez Exquando, nous nous intéressons avant tout à ceux là. Pour nous, le besoin en gestion nait à partir du moment ou le document est créé ou est reçu.»
La gestion de l’information est devenue une fonction stratégique de l’entreprise; la mise en place de services documentaires professionnels est à présent incontournable. «Lorsque vous souhaitez rechercher ou conserver un document important et ne savez pas vers quel système ou vers quel responsable vous tourner, la définition et la mise en œuvre d’un plan de gouvernance documentaire deviennent indispensables, estime Dara Duong. Qui plus est, nous sommes passés d’un mode de décision basé sur l’expérience à un mode de décision basé sur l’information !»
Pour Exquando, une bonne solution de gestion documentaire est une alchimie entre trois composantes : une gouvernance appropriée, des outils adaptés et des ressources compétentes. Concrètement, les documents doivent être nommés, classés suivant des règles précises; il faut aussi tenir compte de leur cycle de vie, différent selon leur nature, leur statut et les métadonnées, penser aussi à leur accès et à leur diffusion qui peut être réglementée, ce qui suppose une politique sécuritaire…
A la clé, une recherche aisée. Ce qui augmentera la productivité de l’entreprise. Et évitera toute forme de chaos. En pratique, tout débute par un état des lieux. Où sont les documents ? Lesquels sont à conserver ? Que faire des doublons ? Comment perdre moins de temps à rechercher le bon document dont on a besoin ? Comment, enfin, éviter que le même problème se reproduise ? Ce qui veut dire évaluer la quantité et la qualité des documents mis ou à mettre à disposition, le rôle et les responsabilités des différents intervenants, la sécurisation et l’accessibilité des documents, le besoin de traçabilité des échanges, les outils de communication et d’archivage existants, les ressources disponibles, les procédures et méthodes existantes, les aspects légaux…
Ensuite, il s’agira de numériser, océriser, classer et indexer les archives dans la solution d’ECM. Enfin, le rollout. «C’est un processus de change management qu’il faut piloter, accompagner et auditer avec un effort soutenu, insiste Dara Duong. L’entreprise pourra mettre en place des dashboards documentaire afin de s’assurer que les KPI sont au vert.»
Il va sans dire qu’un changement de méthodes, de procédures ou d’outils ne se fait pas d’un claquement de doigt. «Si les collaborateurs n’adhèrent pas au changement, les efforts pour la mise en place de ces nouvelles méthodes de travail seront dans la plupart des cas voués à l’échec, prévient Dara Duong. Il s’agira donc d’identifier, ensemble, les sources et causes de résistance.»
Exquando peut proposer un plan d’accompagnement des collaborateurs afin de les sensibiliser à l’utilité et aux avantages pour l’organisation et pour eux-mêmes des nouvelles méthodes adoptées : formations adaptées aux besoins des collaborateurs par e-learning ou formations sur site en accompagnant les collaborateurs dans la mise en route des nouvelles méthodes. «Surtout, n’oubliez pas : tout le monde doit s’y retrouver !»
