Un accès ubiquiste aux informations, on aimerait, mais…
Fournir un accès ubiquiste et sécurisé au contenu et rendre celui-ci facilement interrogeable reste un défi, constate Konica Minolta. Et le GDPR complique tout !
Les employés d’aujourd’hui et de demain ont des exigences différentes de celles des générations précédentes : ils veulent choisir eux-mêmes leurs horaires et leur lieu de travail plutôt que de devoir se conformer à un programme fixe… Ils veulent donc un accès ubiquiste. Les employeurs peuvent répondre à cette exigence en permettant de travailler de façon mobile depuis n’importe où, de façon à ce que leurs collaborateurs bénéficient d’un accès illimité au réseau, aux données et aux applications de l’entreprise. Toutefois, cet accès ubiquiste reste un défi majeur pour de nombreuses entreprises : pour la plupart, elles sont incapables d’offrir un tel accès, comme le révèle une étude menée par Konica Minolta auprès de ses clients dans dix pays européens.
Fournir un accès ubiquiste et sécurisé au contenu et rendre celui-ci facilement interrogeable est un défi encore plus compliqué lorsqu’on tient compte d’aspects comme la recherche dans plusieurs systèmes ECM ou de gestion documentaire et qu’on y ajoute l’accès aux documents depuis les périphériques mobiles. Les sondés ont déclaré qu’un large accès (41%) et de solides capacités de recherche (34%) sont les principaux défis à relever dans le domaine de la gestion des informations. D’autre part, 57% des entreprises n’offrent pas d’accès mobile aux documents et 44% admettent qu’elles n’offrent que peu, voire aucune fonctionnalité de recherche à leurs utilisateurs.
Quand le volume des données explose…
Bien que nous vivions dans un monde saturé d’informations où l’on assiste à l’explosion des volumes de contenu générés électroniquement, 53% seulement des entreprises interrogées déclarent avoir un système de gestion documentaire ou de contenu, constate Konica Minolta.
Malgré le fait que l’imagerie documentaire soit un des éléments de la boîte à outils des processus d’entreprise depuis près de trente ans, et que les premières implémentations de grande envergure des systèmes de gestion documentaire aient eu lieu il y a plus de vingt ans, seulement 31% des entreprises interrogées disposent de systèmes d’imagerie pour alimenter leurs processus opérationnels.
14% de celles n’ayant pas de systèmes de gestion documentaire ou de gestion de information (5 pour cent au total dans l’enquête) admettent que leurs systèmes de partage de fichiers ou de partage dans le cloud sont «quelque peu chaotiques» et 43% dépendent des pièces jointes aux e-mails et des disques durs personnels pour le partage de documents.
GDPR, un défi à lui seul !
L’enquête révèle que pour 28% des entreprises interrogées, le GDPR, le nouveau règlement européen sur la protection des données, est le plus grand défi à relever dans le domaine des prestations de gestion documentaire. Et donc le premier défi pour un accès ubiquiste.
Les chiffres sont sans appel. 43% des entreprises avec un effectif inférieur à 50 employés déclarent ne pas être suffisamment renseignées sur le règlement européen pour modifier leurs processus et leurs systèmes, tandis que 47% des entreprises de 500 employés doivent revoir leurs processus de traitement des données clients, renforcer la sécurité et améliorer la gestion des dossiers en raison du règlement.
Les applications les plus populaires de processus
Les comptes fournisseurs (29%) et les comptes clients (12%) représentent les applications de processus avec une technologie de capture intégrée les plus populaires, suivis de la gestion des prestations/dossiers client (10%) et des ressources humaines (8%). 36% effectuent des captures pour l’archivage et 37% n’offrent pas d’applications avec technologie de capture intégrée.
Konica Minolta a voulu en connaître la raison. «Trop petite» et «Sans intérêt» sont des explications évidentes, mais 14% ont besoin d’une meilleure justification des coûts; 10% pensent qu’elles ne disposent pas de l’expertise nécessaire et 11% veulent qu’on leur montre ce qui est possible.
S’ouvrir au changement structurel
Pour 51% des sondés, une meilleure agilité et flexibilité sont les principaux avantages de leurs initiatives de gestion documentaire et de processus. Cela couvre des aspects tels que le changement structurel, l’optimisation des processus, la réaction des clients, l’externalisation et l’adaptation à des environnements de travail en constante évolution. Vient ensuite le partage accru des connaissances au sein des équipes et entre celles-ci (39%), suivi d’un meilleur service à la clientèle et d’une meilleure fidélisation des clients (35%). Il s’agit, dans tous ces cas, d’avantages intangibles difficiles à monnayer, mais essentiels pour la réussite d’une entreprise.
Retour sur investissement
En dépit de la nature intangible des avantages, les décisions autorisant un investissement dans la plupart des entreprises sont motivées par les critères de retour sur investissement. Il ressort du sondage qu’un tiers des mesures de gestion de documents et de processus suffisent à amortir l’investissement en douze mois ou moins, et deux tiers en deux ans. 62% des entreprises participantes entendent investir davantage dans les systèmes de gestion documentaire et/ou de processus dans les deux prochaines années.
«Le mode de travail des employés modernes a déterminé leur interaction avec les mutations dans le domaine de l’information. Il est crucial de permettre un accès facile et intuitif afin que chacun puisse accomplir son travail le plus efficacement possible, explique Jeffrey Muller, Market Development Manager ITS, Konica Minolta Business Solutions. Une stratégie de gestion de l’information adéquate est la clé pour offrir un bon service aux utilisateurs, être compétitif et garantir la conformité à la réglementation».
Le rapport complet «Amélioration et automatisation des activités d’entreprise grâce à la gestion de l’information – Un sondage comparatif» peut être téléchargé via :
