Aegon déploie IRIS iManage Work dans son département juridique

Aegon déploie IRIS iManage Work pour améliorer la réglementation, renforcer la collaboration, accélérer la recherche et préserver la conservation à long terme des documents.

Belle référence pour IRIS. Aegon, le fournisseur mondial d’assurance-vie, de retraite et de gestion d’actifs, dont les origines remontent à 1844, aujourd’hui actif dans une vingtaine de pays, déploie iManage Work dans l’ensemble de l’équipe juridique néerlandaise (une cinquantaine de conseillers).

Le projet s’inscrit dans un contexte d’accroissement de la conformité et de la gouvernance, y compris les politiques de rétention, mais aussi de meilleure efficacité et de meilleure collaboration.

Le géant néerlandais recherchait un système adéquat de gestion de documents. A l’issue d’une évaluation, il a opté pour la solution iManage Work de la filiale de Canon. «Nous cherchions à apporter une plus grande structure et un meilleur contrôle au stockage de documents, y compris les courriels, explique Rien van der Velde, Board Advisor, Aegon. Nous cherchions une solution répondant à nos besoins rapidement, une solution ‘out-of-the-box’ pour ainsi dire. Nous ne pouvions nous permettre d’attendre une solution complexe, coûteuse et couvrant l’ensemble de l’entreprise, ce qui ne correspond pas aux besoins particuliers de notre équipe juridique. IRIS a pu démontrer sa capacité à livrer ce dont nous avions besoin, qui plus est dans un délai réaliste.»

Un facteur important pour Aegon était l’intégration étroite de la solution iManage aux principaux outils de productivité en place tels que Microsoft Outlook, Word, Excel et PowerPoint. «Notre équipe d’avocats est extrêmement occupée; elle a souhaité une interface intuitive permettant de continuer à travailler dans ses applications de bureau familières, poursuit Monica Spiegel, Manager General Legal Affairs, Aegon. IManage Work fournit exactement cela et rend la récupération de documents, y compris les courriels, beaucoup plus rapide. Le stockage cohérent et bien structuré fourni par la solution contribue également à la collaboration; tout un chacun peut reprendre aisément le dossier d’un collègue.»

IRIS a travaillé en étroite collaboration avec l’équipe d’Aegon pour mettre en œuvre la solution. Environ un million de documents ont été mis à disposition lorsque la solution a été initialement lancée. Toute la documentation est entièrement consultable, y compris les documents PDF autres que le texte; elle est gérée selon les politiques et les calendriers de conservation d’Aegon.

«Les défis auxquels sont confrontés les services juridiques d’entreprises impliquent une grande synergie avec les cabinets d’avocats, analyse Rob Van der Drift, Account Manager, IRIS. De plus, ils ont besoin de communiquer avec un plus grand nombre de personnes, sont impliqués dans plus de cas que jamais et doivent adhérer à des réglementations rigoureuses. Ils doivent souvent le faire sans pouvoir augmenter sensiblement le nombre de personnel. Le résultat est qu’ils doivent faire plus avec moins, ce qui n’est réalisable que lorsque les dossiers sont pris en charge avec les outils appropriés, comme iManage Work. Notre bilan en matière de valeur ajoutée aux cabinets d’avocats contribue à accélérer notre empreinte à l’interne aussi.»

IRIS iManage Work, principales caractéristiques

> Accès depuis n’importe où – Fonctionnalités mobiles et hors ligne permettant aux utilisateurs distants d’accéder aux documents de manière sécurisée tout comme les utilisateurs en ligne.

> Intégration intuitive des applications – Intégration transparente avec les principales applications bureautiques (Outlook, Lotus Notes, Windows Explorer, SharePoint…), également le Web, les tablettes et les téléphones mobiles.

> Incitation au travail collaboratif – Habilitation des équipes dans des sites largement dispersés à collaborer en tirant parti des ressources disponibles et de l’expertise à travers le monde.

> Gestion du courrier électronique – Organisation du courrier électronique dans le cadre du fichier de projet unifié, réduisant le fardeau sur les serveurs de courrier électronique et transformant le courrier électronique en un atout auxquels les membres de l’équipe peuvent accéder facilement et en toute sécurité.

> Partage de fichiers sécurisé – Partage de fichiers sécurisés et collaboration ponctuelle avec des clients ou partenaires en dehors du pare-feu afin d’améliorer le service à la clientèle et augmenter la fidélisation de celle-ci.

> Classification automatisée – Classification et sécurisation automatique de l’information, éliminant ainsi le besoin de marquage manuel de l’information, ce qui augmente la précision et améliore les taux d’absorption.