AG Real Estate : près d’un million de pages numérisées et indexées

AG Real Estate a décidé de réorganiser ses informations pour s’aligner sur sa vision future du digital. Ricoh a réorganisé son fonctionnement.

Pas moins de 4.500 classeurs qui ont été numérisés, plus de 100.000 documents indexés (dont 45.000 factures) pour presque 1.000.000 de pages… La perspective d’un déménagement peut avoir du bon ! AG Real Estate en a profité pour tout numériser et passer résolument au digital. L’historique (papier et digital) de la société a également été migré dans un système de gestion électronique des documents… L’entreprise n’avait aucun système de GED auparavant. Ce projet Ricoh, rondement mené, était en fait la quatrième tentative d’implémentation d’un tel système au sein du groupe immobilier.

Les documents de travail, sous format papier, utilisés par les collaborateurs d’AG Real Estate dans leur travail quotidien étaient archivés dans des boîtes. Et comme pour beaucoup d’entreprises, ces documents étaient entreposés ailleurs, chez un prestataire de services. Soit un coût d’environ 100.000 EUR par an. A ce montant, s’ajoutait le coût à l’année de la location de serveurs dédiés au stockage des documents numériques…

Kofax capture et Sharepoint

Le responsable IT d’AG Real Estate ayant déjà eu l’occasion de mettre en place un projet de digitalisation avec Ricoh auprès de son ancienne société, le gestionnaire immobilier a rapidement été convaincu.

Qui plus est, AG Real Estate avait besoin de remplacer ses serveurs de fichiers actuels par une véritable plateforme de gestion de l’information et de collaboration. Pour réaliser cette réorganisation, Ricoh a conseillé comme solution Kofax Capture, pour digitaliser les documents, et Sharepoint pour archiver ces informations et pour collaborer.

Première solution logicielle de capture de données électroniques et papier, Kofax Capture accélère les processus en collectant divers documents et formulaires, de n’importe quel format (document papier ou fichier électronique), pour les transformer en informations digitales précises et facilement exploitables. Celles-ci sont ensuite transférées dans les applications et bases de données de l’entreprise. Peu importe la source et l’endroit où se trouve l’information (regroupée sur un site central ou dispersée sur des plans de travail ou dans des bureaux délocalisés à travers le monde), Kofax Capture aide à la retrouver et garantit le contrôle du contenu. La plateforme est capable d’extraire des informations importantes, comme du texte imprimé, des codes-barres, des mots manuscrits ou même des cases à cocher. Il s’agit de la solution de numérisation et d’indexation la plus rapide et flexible du marché.

Grâce à Kofax Capture, tous les documents papier sont numérisés. Pour les gérer de manière centralisée, c’est la solution Sharepoint qui rend tout possible. Sharepoint est une plate-forme utilisée comme système de gestion des documents et s’intègre de manière transparente pour éviter la duplication d’informations. Elle s’adapte parfaitement à la structure IT existante au sein d’AG Real Estate et permet de stocker, partager et collaborer facilement et efficacement

Change management

«Tout changement des méthodes de travail demande une certaine adaptation dans le chef des utilisateurs, commente Eric Gryson, CEO, Ricoh Belgium/Luxembourg. AG Real Estate n’a pas échappé à la règle; nos consultants ont su faire preuve de psychologie et de créativité pour accompagner les utilisateurs dans cette nouvelle manière de travailler.  La principale réserve a été l’adoption des méta-tags (ou méta-balises), surtout pour les utilisateurs ayant l’habitude d’une structure ‘en dur ‘ avec arborescence…»

Néanmoins, il a fallu peu de temps pour convaincre les plus réticents de l’utilité et la nécessité de l’outil. Le fait d’avoir standardisé leur méthode de classement a généré un gain de temps non négligeable pour les utilisateurs. L’utilisation de fonctions comme le «versioning», le «send-mail-to» ainsi que la collaboration sur les documents en cours ont également grandement amélioré la gestion documentaire au quotidien.

L’utilisation quotidienne de la solution GED augmente peu à peu. Les utilisateurs font preuve d’initiatives depuis quelque temps, pour développer de nouvelles fonctions ou encore pour lancer des nouveaux projets directement avec Sharepoint. Il faudra encore du temps avant que ce système devienne la norme, mais le groupe immobilier commence déjà à voir une certaine réflexion de ses employés qui se tournent vers des solutions numériques

Mise à la page

Maintenant, le groupe immobilier scanne, sauvegarde et partage facilement ses documents avec l’ensemble du personnel pour améliorer son organisation, sa collaboration et son efficacité. Les plans de construction, les documents des différents départements HR, Facility, Fleet, It, Core Business… Tout est disponible de manière digitale et sauvegardé dans la nouvelle structure IT de l’entreprise. Aujourd’hui, AG Real Estate dépense moins d’argent, de papier et moins d’espace pour stocker ses documents et gagne en productivité car ses utilisateurs trouvent directement la bonne information, au bon endroit et au bon moment.

«Pour nous, conclut Julien Baeck, Librarian, AG Real Estate, Ricoh est l’un des meilleurs prestataires pour la GED sur le marché. Le professionnalisme ainsi que les compétences des consultants de Ricoh sont de première qualité, tout en restant très compétitif au niveau des prix.»