D’emblée, on songe à la RPA. Pour Ricoh, la robotisation des processus n’est qu’une étape, pas la finalité. Différentes solutions d’automatisation existent.

La gestion des flux documentaires facilite les processus essentiels qui soutiennent l’entreprise. Depuis longtemps, Ricoh propose des solutions, des logiciels et des services conçus pour améliorer l’efficacité de l’entreprise. «Nous nous concentrons sur l’automatisation et la transformation des processus documentaires clés afin qu’ils requièrent moins de main-d’œuvre et que le suivi et la gestion en soient facilités. La robotisation à travers la RPA est une piste, observe Eric Gryson, CEO, Ricoh Belgium – Luxembourg. Si, aujourd’hui, elle a le vent en poupe, elle n’est, finalement, qu’une étape.»

Des économies importantes et moins de risques d’erreurs

Prémisse du back-office, la RPA (Robotic Process Automation) permet d’automatiser des processus répétitifs, comme une demande d’emprunt, par exemple, qui ne repose, finalement, que sur un ensemble de vérifications… «Aujourd’hui, nous vivons une évolution de cette automatisation avec de nouveaux niveaux de services. Les robots devraient se répandre avec une belle promesse en ligne de mire : automatiser un volume important de travaux manuels de saisie informatique.»

Selon différentes études, cette force de travail virtuelle pourrait permettre dans certains secteurs une diminution des coûts allant de 75 % à 90 %. Plus les processus manipulent de gros volumes d’informations, plus les économies potentielles qu’une entreprise peut espérer grâce à la RPA sont élevées.

En déployant cette forme d’automatisation au cœur même de leurs processus métiers, les entreprises voient également les taux d’erreurs chuter. Les robots n’étant pas sensibles à la fatigue, ils peuvent traiter de gros flux de données sans se tromper. Mieux : la qualité et la fiabilité de l’information s’améliorent. Du coup, les frais liés à la correction des erreurs diminuent fortement pour, parfois, s’effacer. Dans les banques ou toute autres entreprises financières, qui manipulent des flux importants, la mise en place d’assistants virtuels peut vite s’avérer rentable, simplement de par la fiabilisation des traitements.

RPA et intelligence artificielle

La RPA n’est pas la finalité. Une prochaine étape sera l’apport d’intelligence artificielle dans les solutions de gestion des processus. «Automatiser la réception et l’interprétation des flux entrants, les intégrer dans un workflow, extraire automatiquement les pièces jointes, les faire communiquer avec un ERP… Au bout du compte, c’est l’entreprise dans son ensemble qui gagne en efficacité», estime Eric Gryson.

Prenons l’exemple d’un e-mail. La pièce jointe sera ‘typée’ par l’AI : commande, réclamation, document HR… Ensuite, elle sera exportée dans une application métier. Ce qui permet aux collaborateurs de l’entreprise de se concentrer sur des analyses plus complexes. 

En moyenne, 62 % des données d’entreprises sont des informations non-structurées, comme des documents par exemple. Si on envisage d’utiliser la RPA, il faut trouver un moyen de répertorier les documents à automatiser et, surtout, de transformer les données documentaires en formats structurés.

A ce niveau, Ricoh exploite la richesse fonctionnelle des logiciels Kofax, le seul fournisseur à proposer un large éventail d’intelligence artificielle avec la RPA pour répondre aux ambitions d’automatisation de l’entreprise, y compris l’automatisation cognitive des documents.

DocuWare, première réponse globale

Derrière l’automatisation se cachent une dimension humaine, avec la suppression de tâches manuelles récurrentes, et une dimension économique grâce à la réduction du coût d’exploitation lié à certaines tâches ou actions.

Le traitement des documents, qu’ils soient encore au format papier ou au format numérique, comporte de nombreux processus répétitifs, simples pour certains, plus complexes pour d’autres. Ceux à automatiser en priorité concernent :

– l’identification et la classification des documents, ainsi que leur archivage;

– la capture des données, leur intégration au système d’information en place (applications métiers) et la diffusion des documents et contenus numériques.

Outil de base pour la gestion électronique de documents, DocuWare. Acteur important de la dématérialisation, l’éditeur allemand a rejoint le groupe Ricoh l’été dernier. Disponible sur site et en mode SaaS (Software-as-a-Service), DocuWare équipe 12 000 clients dans 90 pays.

Cet outil complet et évolutif possède plusieurs modes de capture, un workflow graphique, un fonctionnement full web, un connecteur universel avec tous les ERP, un système de reconnaissance (LAD/RAD) basé sur l’auto-apprentissage et la possibilité de s’interfacer avec les systèmes d’information. DocuWare fonctionne notamment sur les imprimantes multinfonctions Ricoh IM C, offrant ainsi une façon simple et sécurisée de scanner des documents et de les intégrer directement à un processus de flux de gestion intelligent et très efficace.

Étude automatique des processus

Le plus souvent, l’approche de l’automatisation nécessite une étude des processus, des applications et des actions métiers. Il s’agit d’analyser les différentes interactions entre les utilisateurs, les applications métiers et les sites de référence tant internes qu’externes. Ce travail préalable, proposé par Ricoh, donne également un aperçu des processus et des tâches existants; il aide à identifier les tâches répétitives qui pourront être exécutées par les robots logiciels.

Pas d’automatisation, et donc de robotisation, sans cette étape préalable. Tout débute par une analyse volumétrique et des exceptions. La découverte, ensuite, des processus à faible impact, sans effet sur les activités quotidiennes. Puis la conception des robots. Ou comment mêler l’automatisation avec la créativité et l’ingéniosité humaines.

«Chez Ricoh, conclut Eric Gryson, notre ambition est de dynamiser les environnements de travail numériques. Dans la pratique, au quotidien, cela signifie relier les gens et l’information de manière plus rapide et plus efficace, améliorer la communication et la créativité.»