BlaBlaCar en mode LifeSize, visioconférence via le cloud

Blablacar, le service de co-voiturage longue distance, a misé sur les communications unifiées pour rapprocher ses équipes présentes dans 22 pays au départ d’une solution LifeSize 100% cloud.

Visioconférence HD en temps réel pour travailler ensemble, quel que soit l’endroit, le moment, le sujet ou même le nombre de personnes impliquées. Le projet est né de la volonté de BlaBlaCar de mettre en place une solution moderne et unifiée de communication au sein de l’entreprise. La solution devait permettre aux collaborateurs de se connecter soit en audio (téléphone), soit en mode web (via le browser internet), soit en visioconférence (client PC ou salle de Visioconférence).

Travailler ensemble, une nécessité… Blablacar totalise aujourd’hui presque 40 millions de membres abonnés au service. Ce même service, qui met en relation conducteurs et passagers pour partager les frais d’un voyage auto,  est utilisé  par 12 millions de personnes par semaine. Une vaste base d’utilisateurs mis en relation par une plateforme centrale qui sert de plaque-tournante de la société. Derrière, quelques 550 personnes forment l’effectif de BlaBlaCar essentiellement en Europe.

«Lifesize Cloud a complètement transformé la façon dont notre société communique en interne aujourd’hui, explique Andrews Delices, CIO, BlaBlaCar. Cela nous a permis de renforcer les liens entre nos collaborateurs et nos filiales qui sont aujourd’hui répartis aux quatre coins du monde. La mise en place de cette solution a été stratégique pour l’ensemble de notre business et nous a permis de gagner en productivité grâce à sa simplicité d’utilisation ».

Partage de documents

Les équipes Blablacar collaborent régulièrement d’un pays à l’autre. Les échanges s’effectuent simultanément et les réunions rassemblent aussi bien les équipes de Londres, Madrid, Paris ou Varsovie par exemple. La société appuyait jusqu’alors ses communications internes sur de multiples canaux de communications : Google Hangouts, GoToMeeting ou encore Microsoft Skype. Bref, des outils lambda, gratuits et surtout peu contrôlés en matière de qualité et d’usage. En résultait alors des coupures de réseau régulières ne permettant de garantir des échanges fiables et la tenue de réunion productives. Plus des contraintes techniques : des pertes de temps, pour les utilisateurs, à configurer le système. Au-delà des communications vocales, Blablacar souhaitait aussi optimiser le partage de documents, mais également le présentiel en rapprochant les utilisateurs distants afin de les placer ensemble dans une vraie salle de réunions.

«Auparavant, nous avions plusieurs canaux de communication pour effectuer une simple visioconférence, la mise en place d’une réunion par nos collaborateurs était toujours contraignante et le support IT était très souvent sollicité pour diverses problématiques, commente Andrews Delices. Nous avons aujourd’hui simplifié, gagné en efficacité et réduit le support en déployant une solution unique pour l’ensemble de nos bureaux BlaBlaCar.»

L’utilisation de la solution Lifesize Cloud par BlaBlaCar a été massive dès son installation. Les taux d’adoption sont rapidement montés en flèche avec plus de 1200 heures de réunion par mois. Le retour sur investissement a, par conséquent, été très rapide. Cette adoption massive résulte d’une solution accessible à chacun des employés à partir de leur poste de travail -PC, Mac ou smartphone. Mais aussi de toutes les salles de réunion équipées avec un niveau de qualité et de confort optimum permettant des échanges de qualité en temps réel longue durée.

66 heures par jour

En terme d’équipements et de solutions, Lifesize a fournit l’ensemble de sa gamme actuelle incluant ainsi :

– un abonnement Cloud Entreprise donnant accès au service à tous les employés de la société;
– toutes les salles de réunions ont été équipées de systèmes de visioconférence HD incluant des caméras et des téléphones HD, véritables bijoux technologiques équipés d’une dalle tactile capable de détecter instantanément qui parle dans une salle pour envoyer l’information en temps réél dans le cloud.

De plus, BlaBlaCar a enrichi son système de communication avec les fonctionnalités d’enregistrement instantané et de partage des réunions qui permettent de pouvoir archiver les moments importants de la société mais aussi de partager des conversations avec des collaborateurs absents par exemple.

Et Andrews Delices de conclure : «Aujourd’hui, tout le monde chez BlaBlacar a intégré la solution de visioconférence cloud que nous avons adopté et utilise Lifesize de façon naturelle, avec une moyenne de 66 heures par jour pour l’ensemble de nos équipements. De plus, grâce à l’intégration parfaite avec notre solution Google Suite, l’expérience utilisateur est d’autant plus simplifiée.»