«Créer de la valeur par l’échange de connaissances» prône Geoffrey Anthoon, Department Business Developer, Cofely Fabricom (ENGIE). Exemple d’une démarche ECM réussie.
° Quelle importance revêt le document dans une entreprise telle que Cofely Fabricom ?
«Cofely Fabricom est active sur des marchés aussi différents que l’infrastructure, le tertiaire, l’industrie et l’énergie. De par notre présence forte en Belgique et au Luxembourg, mais aussi à travers les filiales du groupe et ses sociétés soeurs en Europe, nous prenons part à des projets de toutes tailles. Pour certains, il s’agit de projets de proximité; pour d’autres, de grands projets incluant différents partenaires, comme des bureaux d’étude par exemple. La gestion de documents, alors, devient critique.
«Pour un important projet dans le secteur bio-pharmaceutique, près de 3.000 documents ont été générés et ont circulé entre le client, le bureau d’étude, nos partenaires et nous. Cela va du cahier des charges aux comptes rendus, en passant par les différents documents techniques, sans compter tous les échanges de courriers, de mails, etc. Il ne s’agit pas seulement de créer, mais aussi de diffuser, mettre à jour, puis archiver. Dans notre domaine d’activité, le versionning est très important.»
° Quelle est votre démarche en matière de gestion de documents ?
«Pour ce client du secteur bio-pharmaceutique, nous avons fait appel à Exquando. L’objectif était de mettre en place les bons processus afin de répondre aux exigences tant du client final que du bureau d’études… Exquando a parfaitement compris nos besoins. Et a pu, très rapidement, mettre à notre disposition une spécialiste en gestion documentaire ayant une expérience dans l’engineering. La consultante s’est rapidement intégrée à l’équipe, apportant des solutions adaptées en terme de procédures documentaires.
«Par ce support, nos ingénieurs ont pu garder la maîtrise du contenu et délivrer dans les délais, et cela malgré l’importance des flux. Au cours de cette première mission, Exquando a joué un rôle de gardien de la conformité : une spécialiste a travaillé de concert en soutien de nos équipes d’ingénieurs pour assurer la coordination, le contrôle et le suivi de toutes les documentations techniques.»
° Quels bénéfices en avez-vous tirés ?
«Cette prise en main professionnelle et entièrement dédicacée à la gestion des documents techniques nous a permis d’adopter des procédures documentaires claires. Les documents techniques ont été largement partagés tant avec la société cliente que son bureau d’étude, en temps et en heures bien évidemment, mais aussi dans le respect des procédures. Rigueur et disponibilité ont permis d’instaurer un climat de confiance et une collaboration efficace entre les différents membres de l’équipe projet.
«Depuis, nous avons mené un deuxième projet avec Exquando. Cette fois, dans le secteur de l’énergie. Face au client, nous avons constitué un binôme : un ingénieur de Cofely Fabricom et un spécialiste d’Exquando. Un bel exercice ! Nous avons beaucoup appris sur la gouvernance des documents, c’est-à-dire l’équilibre entre accessibilité et sécurité des données et l’intégration de celles-ci dans l’ensemble des processus. Quand les bons documents sont accessibles aux bonnes personnes et au bon moment, les bonnes décisions peuvent être prises !»
° Et maintenant ?
«Nous pensons à aller plus loin en développant les principes de communication et de partage pour notre bureau de méthode et son équipe. Par-delà l’ECM, cela passera par le développement d’un réseau social d’entreprise. A la base du projet, une réflexion : peut-on vraiment considérer que l’on travaille ‘ensemble’ lorsque chacun crée seul des tableurs, des rapports ou des présentations qui concernent toute une équipe ? Sommes-nous réellement efficaces en recréant des documents, et donc des processus, pour chaque projet quand on sait que beaucoup sont génériques ? Sur plusieurs milliers de documents archivés, tous projets confondus, nous évaluons entre 300 et 400 le nombre de documents que l’on pourrait ainsi ‘fixer’.
«Cette évolution s’impose. Jusqu’ici, parce qu’ils passent l’essentiel de leur temps chez nos clients, nos ingénieurs n’échangent que peu : ils travaillent par projet, pour ainsi dire en silos. L’objectif est bien de les inciter à communiquer sur leur travail, à en partager les résultats. Créer de la valeur par l’échange de connaissances. En somme, créer du lien pour créer du sens.»
