54% des données détenues par les entreprises européennes sont inexploitées. Cela ne signifie pas pour autant que les autres ont de l’intérêt. En effet, pour les 46% de données restantes, 32% sont redondantes, obsolètes ou triviales. Bref, in fine, seules 14% de données sont critiques pour l’entreprises ou représentent un certain intérêt. C’est peu, fort peu. De là, bien des questions sur les politiques de stockage. Ces ordres de grandeur, mis à jour par Veritas, mettent en évidence la difficulté pour les services IT à comprendre ce qui se cache réellement au sein de leurs réseaux.
A l’origine de cette estimation, Veritas parle de gigantesque «databerg» de données inutiles à stocker et à traiter, mais aussi des données redondantes, obsolètes ou personnelles -des photos de vacances aux documents d’identité personnels. Cette lacune pourrait avoir, à long terme, un impact négatif sur la qualité des données !
Cette étude -basée sur 1 475 réponses recueillies dans 14 pays de la zone EMEA- montre que, de l’aveu même des entreprises, la grosse majorité des données stockées n’ont que peu ou pas de valeur. Or ce stockage a un coût non-négligeable, non seulement en infrastructure, mais aussi en énergie, sans même compter les coûts indirects liés à des déperditions d’efforts ou des difficultés à se repérer dans l’océan désordonné des données stockées.
Le databerg modélise trois grands types de données stockées par les entreprises
> Business Critical Data – Il s’agit de données indispensables au bon fonctionnement et à la réussite de l’entreprise. Ces données doivent être sécurisées de manière proactive et gérées en temps réel par des professionnels clairement désignés par l’équipe de direction.
> Redundant, Obsolete, Trivial (ROT) Data – Il s’agit de données identifiées comme redondantes, obsolètes ou personnelles qu’il est nécessaire de limiter au maximum en amont et de supprimer régulièrement.
> Dark data – Il s’agit de données dont la pertinence n’a pas été identifiée. On y retrouve des données stratégiques, des données ROT et, surtout, des données illégales ou non-conformes, représentant une source de risque au cœur même des réseaux informatiques.
Remonter aux origines du «databerg»
Selon Veritas, le databerg repose sur trois facteurs :
– stratégie de traitement de l’information reposant sur le volume des données plutôt que sur leur pertinence;
– adoption croissante de solutions de stockage «gratuites» telles que celles du cloud;
– non-respect grandissant des collaborateurs à l’égard des règles de l’entreprise en matière de gestion des données.
Ces facteurs sont liés aux volumes de données affectant de manière disproportionnée la stratégie de traitement de l’information, aux offres actuellement «gratuites» de stockage dans le cloud et aux comportements des collaborateurs susceptibles de nuire à l’intégrité des données de l’entreprise par leurs actions et habitudes illicites.
L’ensemble de ces facteurs explique l’existence de «dark data» et de «ROT», les ressources étant déployées sur des activités non supervisées directement par les équipes de direction. A terme, cette situation peut également poser des problèmes juridiques et présenter des risques pour l’entreprise, inconnus au moment de l’achat ou de l’utilisation.
Pour Veritas, il est absolument nécessaire de mettre en œuvre une politique de structuration, de sécurité et de stockage des données afin de les exploiter. Dans cette stratégie, la première étape consiste à faire un état des lieux des serveurs et des données stockées. Il est par exemple courant de voir des données qui n’ont aucun intérêt pour le business de l’entreprise être sauvegardées en plusieurs exemplaires…
En moyenne, donc, un tiers (32%) des données stockées par les entreprises n’a aucune pertinence pour leur activité. En revanche elles deviennent une source de coût non négligeable…
Inversement, certaines données cruciales ne sont pas dupliquées et sont stockées sur des serveurs locaux. Elles sont alors inexploitables au niveau du groupe, ce qui est dommageable. D’où l’importance de mettre en œuvre une architecture cohérente, sécurisée et un processus de gestion de ces «ROT» et «dark data» afin de les rendre visibles et exploitables. Et Veritas d’insister : il est temps de reprendre la main pour mettre en œuvre ces bonnes pratiques.
Dans cette démarche de gestion, tout le monde est concerné. La direction générale et toutes les directions métiers doivent prendre part à cette stratégie. Chacune doit insuffler à ses collaborateurs des comportements plus responsables vis-à-vis de la donnée. Elles doivent les inciter à les archiver et à les stocker selon un processus défini par l’entreprise afin de les rendre accessibles et exploitables. Pour cela tout collaborateur doit être sensibilisé à l’importance de la valeur de la donnée pour le business de l’entreprise. Cette prise de conscience se fera d’autant plus facilement que le processus de gestion mis en place sera simple d’utilisation.
Recommandations de Veritas
° Identifier les données obscures, les risques et reconnaître les données à exploiter.
° Eradiquer rapidement les données ROT afin de réduire les coûts inutiles.
° Définir une stratégie de traitement de l’information réaliste pour gérer les données non structurées -avec l’appui de la direction- dans le but de susciter des comportements plus responsables parmi les collaborateurs.
° Augmenter la souplesse opérationnelle en utilisant des environnements de stockage dans le cloud.
