Rationaliser les dépenses, optimiser les actifs improductifs et réinvestir dans des technologies hautement performantes. Gartner conseille de faire passer les dépenses IT de réactives à proactives.
Au lieu de réduire les dépenses IT en période de récession et de dépenser généreusement en période de croissance, une approche de dépenses « intelligente » met l’accent sur la prise de décisions financières durables axées sur la valeur commerciale. Gartner propose d’établir l’optimisation stratégique des coûts comme une discipline ancrée dans l’informatique.
Les mauvaises habitudes de dépenses se créent en période de prospérité, lorsque les organisations IT imposent peu de restrictions aux dépenses. Cela conduit à un manque de sensibilisation aux coûts au sein de l’organisation informatique.
L’optimisation des coûts IT exige que l’informatique développe de nouveaux comportements de dépenses et supprime les anciens. Cela nécessite un sens de l’objectif. En somme, un « pourquoi ». C’est mettre un terme à une complexité inutile des solutions, des niveaux de service surdimensionnés (24 h/24 et 7 j/7) exigés par d’autres départements. Cela supprime aussi , les « dépenses égoïstes » de la part de l’informatique ou d’autres départements.
« Partagez des cas d’entreprises qui ont simultanément optimisé leurs coûts et investi dans l’augmentation des capacités informatiques pour générer une valeur commerciale supérieure, invite Gartner. Demandez aux membres de l’équipe d’évaluer l’impact commercial d’une réduction de 30 % d’une certaine catégorie de coûts IT ou d’une augmentation de 30 % de celle-ci. »
Énoncer de manière simple et compréhensible l’importance de l’optimisation des coûts informatiques
Dans un premier temps, Gartner conseille d’identifier les comportements de dépenses IT. « C’est adopter de nouveaux états d’esprit et comportements qui aident à passer de la façon de penser actuelle à une nouvelle approche de dépenses intelligentes. Il s’agit donc d’identifier les nouveaux comportements, habitudes et méthodes de travail requis, ainsi que les comportements actuels qui doivent être abandonnés. »
Ensuite, opérationnaliser les comportements pour les intégrer au travail quotidien des membres de l’équipe. « Demandez à chaque membre de l’équipe de choisir deux des nouveaux comportements souhaités à adopter immédiatement, une initiative continue avec laquelle tester ces comportements et idées sur la façon d’exécuter ce comportement. Cet engagement individuel rendra les nouvelles habitudes de dépenses tangibles. »
Renforcer les comportements de dépenses informatiques intelligents
Troisième étape, réunir les gens pour parler des difficultés et des réussites. « Reconnaissez publiquement les progrès, conseille Gartner. Pendant ce temps, recherchez les lacunes de connaissances à combler. Pour que les équipes IT prennent des décisions de dépenses intelligentes, elles ont besoin à la fois d’informations financières et des compétences et connaissances pour les comprendre, les interpréter et les appliquer. »
Penser également à établir des rituels pour renforcer les comportements. « Les rituels sont des actions fréquentes et répétées, dont l’objectif est de renforcer les nouveaux traits culturels. Un exemple est une réunion mensuelle avec le personnel informatique pour partager des informations financières d’entreprise et informatiques pertinentes et faciles à comprendre et directement liées aux activités informatiques. »
Enfin, établir un contexte positif pour le changement. Les employés informatiques doivent aborder les décisions de dépenses intelligentes comme un parcours. « Pour rassurer l’équipe, conclut Gartner, les CIO doivent souligner non seulement les réussites, mais aussi les échecs dont l’équipe peut tirer des leçons. »
