L’efficacité au bureau permet des livraisons plus fluides, constate DPD qui vient de s’installer dans un nouveau hub à Vilvoorde. Place aux réunions hybrides ! Logitech et Ricoh ont transformé l’expérience bureau.

Nouveau siège à Vilvoorde. Côté logistique, plus de 20.000 colis peuvent être traités par heure. Côté bureau, les salles de réunion facilitent le travail de groupe au bénéfice de réunions hybrides. « Les nouveaux bureaux ont été aménagés dans l’idée que, à l’heure du travail hybride, les employés viennent principalement pour travailler ensemble, se réunir et rencontrer des clients », explique Timothy De Ben, ICT Infrastructure Manager, DPD.

La crise sanitaire est passée par là. Mais pas seulement. La construction du nouveau centre de tri était indispensable pour répondre aux exigences du numérique. En effet, DPD a vu le nombre d’expéditions augmenter fortement en raison du succès de l’e-commerce. « Nous avons enregistré une hausse considérable de nos volumes, commente Timothy De Ben. Pour répondre à la demande de capacités accrues, nous avons même ouvert plusieurs nouveaux sites temporaires. En même temps, nous avons permis à nos collaborateurs de travailler à domicile plusieurs jours par semaine. Dans ce contexte, les nouveaux bureaux ont été aménagés dans l’idée qu’on y vient principalement pour travailler ensemble… »

Gestion des espaces de travail

Désormais, les collaborateurs viennent à Vilvorde en moyenne deux à trois jours par semaine. Ils veulent utiliser ce temps au mieux. C’est pourquoi DPD a commandé divers modules de Ricoh Spaces. Il s’agit d’un logiciel qui simplifie la gestion des espaces de bureau. « Seuls certains services tels que HR et Finances disposent encore de bureaux fixes ; pour les autres, nous avons prévu partout des lieux de travail flexibles. » Pour s’assurer qu’ils puissent toujours travailler dans des conditions optimales et recevoir les clients confortablement, Ricoh Spaces permet aux collaborateurs de réserver un bureau ou une salle de réunion à distance. Et, grâce à un autre module du système, toute personne qui roule en voiture électrique peut facilement réserver une place de parking avec borne de recharge. Cela facilite non seulement les réunions hybrides pour les collaborateurs, mais permet également à la direction de DPD de mieux comprendre quelles sont les conditions de travail optimales pour les travailleurs

DPD souhaitait que l’utilisation des salles de réunion soit simplifiée au maximum, donc largement automatisée. Les salles ont donc été équipées d’écrans et d’une RallyBar. En plus des micros et des haut-parleurs, celle-ci comprend une caméra intelligente pour suivre les intervenants lors d’une réunion. Par ailleurs, la plupart des salles disposent aussi d’un contrôleur Logitech Tap IP, une tablette qui permet de démarrer une réunion d’une simple pression sur un bouton.

Réunions hybrides faciles à gérer

« La technologie est uniforme et conviviale. Non seulement pour les utilisateurs, mais aussi pour le service informatique. Nous voyons quand des mises à jour des logiciels sont nécessaires. Et nous recevons une notification lorsqu’un problème survient sur un appareil », observe Timothy De Ben. Cette facilité d’utilisation se retrouve également dans le Logitech Tap Scheduler, un écran tactile à l’entrée de chaque salle. Celui-ci permet de voir d’un coup d’oeil si l’espace est disponible. Et grâce à la connexion avec Microsoft Teams, il est même possible de faire savoir discrètement aux autres utilisateurs que la prochaine réunion est sur le point de commencer.

« La gestion des immeubles de bureaux peut s’avérer très difficile de nos jours, déclare Ellen Van Rompaey, Digital Sales Consultant, Ricoh. Nous proposons un ensemble complet de solutions flexibles pour lesquelles on aurait  autrement dû se tourner vers plusieurs fournisseurs de logiciels. »

Retour sur investissement en trois mois et demi

Ricoh a également fourni des options de réunion flexibles pour la salle de conférence. Ici, deux écrans sont accrochés l’un à côté de l’autre. Du coup, l’orateur et la présentation puissent s’afficher en parallèle. En prime, cet espace est également équipé d’une caméra Logitech Scribe. Il s’agit d’une caméra spécialisée qui se fixe au-dessus d’un tableau blanc classique.Lorsque quelqu’un écrit sur le tableau, la caméra enregistre les notes et les partage avec les participants à la réunion Teams.

« La technologie est uniforme et conviviale, tant pour nos utilisateurs que pour le service IT », constate Timothy De Ben. « Les salles de réunion valent bien l’investissement. Nos collaborateurs passent moins de temps en voiture et, grâce à cette économie sur les temps de déplacement, nous avons déjà récupéré notre investissement après seulement trois mois et demi ! »

Hub à vocation régionale et internationale

Vilvorde sert de hub international pour DPD, de siège social pour DPD BeLux, de dépôt régional pour la région bruxelloise et de dépôt pour DPD Fresh, le service de livraison de repas sous température dirigée, le tout en bordure du ring de Bruxelles et sur un terrain de seulement 6 hectares.

Le résultat est un bâtiment à plusieurs étages : le principal de 10 000 m2 avec une chambre froide de 250 m2 pour DPD Fresh et, au dernier étage, le dépôt régional de 4 500 m2 auquel les camionnettes peuvent accéder via une rampe périphérique. Le hub dispose de 24 portes d’entrée et de 54 ports de sortie, ainsi que de dix voies de transbordement propres. Il peut traiter jusqu’à 20 000 colis par heure et jusqu’à 210 arrivées et départs de camions par jour.

Une attention particulière a été portée à l’impact environnemental du bâtiment : 734 panneaux solaires assurent la zone froide et les bornes de recharge des véhicules électriques, le site dispose d’une capacité de collecte d’eau de pluie de 160 000 litres et plusieurs zones vertes assurent une filtration lente des excès de ruissellement d’eau. Enfin, le site est accessible via une piste cyclable privée. L’ensemble du projet a nécessité un investissement de 52 millions EUR.