Dématérialisation de 15 000 factures fournisseurs annuelles. Le producteur d’ingrédients naturels Cosucra cherchait une solution rapide à mettre en œuvre et simple d’utilisation, capable de s’interfacer avec son nouveau système SAP et d’évoluer pour intégrer d’autres flux de gestion.
Après une veille auprès d’éditeurs du marché, l’entreprise de Warcoing (Hainaut) a choisi Esker, dont la solution de dématérialisation -intégrée à SAP- permettra de réduire le temps de saisie de ses factures fournisseurs, d’automatiser son processus de validation et de supprimer progressivement le papier grâce à la mise en place de l’archivage électronique.
«Esker a retenu notre attention grâce à son expertise SAP, mais également pour sa capacité à proposer un système d’archivage en phase avec la réglementation fiscale belge, explique Fabien Caré, Supply Chain & ITC Manager, Cosucra. Sa solution intelligente de capture et de reconnaissance des données, ne nécessitant aucun masque de saisie, nous a également séduit dans la mesure où elle nous permettra de réduire considérablement l’intervention humaine de nos équipes pendant le traitement des factures fournisseurs…»
Jusqu’à présent, les factures fournisseurs de l’acteur historique sur son secteur depuis 1852 (plus de 1000 références produits !) étaient saisies manuellement dans SAP. Les données étaient vérifiées… une à une, puis l’original de la facture était envoyé pour validation au format papier, avant d’être archivé au niveau local. Le déploiement de la solution Esker va permettre au Groupe Cosucra de rationaliser et d’automatiser tous ces processus manuels, de la validation des données des factures fournisseurs jusqu’à leur archivage électronique.
«Avant la dématérialisation, la saisie des factures fournisseurs était laborieuse et beaucoup de papier circulait en interne. Pour les personnes du service comptabilité, la tâche était fastidieuse car elles devaient tout gérer manuellement», ajoute Fabien Caré.
Les bénéfices sont de plusieurs ordres: réduction du temps et des erreurs de saisie grâce à la lecture et à la saisie automatique des données des factures et leur rapprochement avec le bon de commande existant (60% des cas); accélération de la validation des factures avec la mise en place d’un workflow électronique et automatique; réduction de la manipulation et de la consommation de papier; accès et un suivi des dossiers plus simple et rapide grâce à l’archivage électronique légal des factures; meilleure visibilité sur la trésorerie et les en-cours à tout moment grâce aux outils de pilotage de la solution.
