Microsoft 365 Copilot, une technologie aux promesses nombreuses. Et aux enjeux qui le sont tout autant. Aussi, son déploiement exige une grande rigueur.

Les bénéfices attendus sont nombreux, mais les questions qui se posent pour les entreprises concernées le sont tout autant : comment assurer un déploiement efficace qui permettra de justifier l’investissement à long terme ? Comment faire adopter la solution en prenant en compte les inquiétudes de certains utilisateurs ? Comment, aussi, choisir les bons cas d’usage à évaluer pour chaque population ?

« Un déploiement réussi de Microsoft 365 Copilot nécessite une bonne préparation avec des objectifs clairs, une bonne compréhension des enjeux autour de la donnée et une réflexion sur la conduite du changement, prévient Pascal Van der Vennet, Business Development Director & Partner Manager Microsoft Practice, Econocom Belux. C’est un projet structurant qui implique une vraie méthodologie visant à cadrer les usages, former les utilisateurs et sécuriser les données. Copilot ne fonctionne bien que dans la mesure où la base de données et l’organisation ont été préparées en vue de leur utilisation pour l’IA. »

Acculturer et décomplexer

Sans ces préparatifs, Copilot risque au minimum de se retrouver freiné, de ne pas répondre aux attentes. Pis : se transformer en une coûteuse déception. Qui plus est, Copilot induit une dimension nouvelle dans l’organisation. L’intelligence artificielle peut se traduire par une forme de résistance. Les raisons sont connues: complexité technologique, manque de confiance, mais aussi préoccupations éthiques, déshumanisation… La communication et, dans la foulée, la formation sont donc essentielles.

« L’introduction d’une technologie aussi puissante peut générer des réticences chez vos collaborateurs, enchaîne Pascal Van der Vennet. Il est donc essentiel d’acculturer et de décomplexer, en présentant l’évolution de leur rôle de ‘maker’ à celui de ‘checker’. » Ce groupe doit ainsi être composé d’une diversité de profils couvrant les différents besoins et surtout des employés issus des différents métiers. Il est important d’inclure des technophiles comme des moins technophiles, le but étant de couvrir le maximum de cas d’usage et d’obtenir des retours d’expérience variés. 

Aussi, il est crucial de sensibiliser aux risques associés à l’utilisation de l’IA, tels que les fuites de données, la paresse intellectuelle ou encore l’impact écologique, mais également de mettre en avant les réussites et les gains de productivité obtenus grâce à celle-ci.

D’abord, une évaluation approfondie des besoins

Globalement, une approche structurée s’impose, assure Pascal Van der Vennet. Cela inclut l’évaluation des besoins, une planification et une formation appropriées, ainsi que le suivi et l’évaluation post-déploiement. Première étape, l’évaluation des besoins. Avant d’attribuer les licences requises et déployer Copilot, il est important de mener une évaluation approfondie des besoins de l’organisation et de ses utilisateurs. Cela permettra de déterminer les fonctionnalités les plus pertinentes et de planifier une mise en œuvre efficace.

On peut démarrer par l’analyse des parties prenantes. En clair, la réalisation d’entretiens, de questionnaires et d’ateliers de travail avec toutes les parties prenantes concernées. Cela permet de comprendre les attentes, les besoins et préoccupations. S’assurer, en somme, que la solution est alignée avec les objectifs de l’organisation et des utilisateurs.

Copilot, un calendrier détaillé

Dans la foulée, un PoC (Proof of Concept) va permettre de tester la faisabilité et l’efficacité de la solution dans un environnement contrôlé. Ce faisant, on affinera les besoins et les fonctionnalités avant le déploiement complet ; on réduira par conséquent les risques pour s’assurer une meilleure adoption.

Il est essentiel de définir clairement les objectifs et les bénéfices attendus de cette intégration. Par exemple, un objectif pourrait être de réduire le temps de traitement des demandes de support client de 20 % en automatisant certaines tâches avec Copilot pour Microsoft 365.

« Établissez un calendrier détaillé de migration de Microsoft Copilot avec des étapes clés et des dates cibles, préconise Pascal Van der Vennet. Ce calendrier doit inclure des phases de préparation, de déploiement, de test et de lancement. » Aussi, la planification est cruciale pour une adoption réussie de Copilot. Elle implique d’identifier les besoins spécifiques, les points de friction, les résistances. Mais aussi de déterminer les fonctionnalités pertinentes et de développer un calendrier de mise en œuvre. La planification est une étape importante. Elle permet de structurer et d’organiser les activités nécessaires pour atteindre les objectifs fixés.

Identifier tant les points forts que les axes d’amélioration

De la même façon, collecter des retours d’expérience des utilisateurs permet d’améliorer continuellement l’expérience de Copilot. Et donc de suivre l’adoption à l’aide du centre d’administration Microsoft 365. Mais aussi de mesurer et rapporter régulièrement l’impact et maintenir un soutien continu. Ce sont des actions essentielles pour garantir une adoption et une satisfaction durables.

Le déploiement de Copilot représente une opportunité significative pour améliorer la productivité et l’efficacité des organisations. « Pensez à bien planifier et gérer les défis potentiels pour garantir une adoption réussie, conclut Pascal Van der Vennet. De la même façon, mettez en place des rapports d’utilisation de Copilot pour observer la fidélisation et l’engagement des utilisateurs. Vous pourrez ainsi comprendre comment l’outil est utilisé et identifier tant les points forts que les axes d’amélioration. »