Gestion des documents : un mystère pour les PME en Belgique !

71% des PME belges n’ont jamais entendu parler de la gestion des documents. Dommage ! C’est passer à côté d’économies substantielles.

Près de trois PME sur quatre n’ont jamais entendu parler de gestion des documents. C’est ce qui ressort d’une enquête du bureau d’études de marché M.A.S. menée pour le compte d’OKI Belgium. C’est là manquer une occasion, car une politique d’impression mûrement réfléchie permet des économies majeures. Corollaire : 45% des entreprises interrogées n’utilisent que la fonction d’impression et 87% n’ont aucune idée de l’usage qu’il est fait précisément de l’imprimante. Rien n’est pourtant perdu : 69% des entreprises pensent à la numérisation en vue de réduire leur consommation de papier.

Seuls 28,6% des répondants à l’enquête appliquent une gestion efficace des documents. Concrètement ? Il s’agit généralement de scanner, partager et archiver des documents à l’aide de l’imprimante.

Une gestion efficace des documents commence par l’inventaire de l’utilisation précise qui est faite de l’imprimante. Malheureusement, 87% des PME n’en ont aucune idée. Dans les grandes entreprises occupant plus de 100 travailleurs, ce pourcentage atteint même 90%. Ce domaine reste donc profondément inconnu et flou.

Dans la pratique, la plupart des entreprises utilisent leur parc d’imprimantes de manière plutôt classique. Dans 45% des cas, l’imprimante sert tout simplement à imprimer. On y recourt ensuite pour photocopier (20%) et scanner (15%) des documents. Les nouvelles fonctions de l’imprimante, telles que l’archivage numérique ne sont donc pratiquement pas utilisées. Les PME belges (5%) passent donc à côté de bien des occasions de réduire la consommation de papier et de limiter le parc d’imprimantes. Mais dans le même temps, cela offre néanmoins des possibilités pour l’avenir.

Une bonne nouvelle, néanmoins. 40% des PME souhaitent réduire leur consommation de papier à l’avenir et 69% pensent à une numérisation poussée. Une tendance claire, qui indique un changement de mentalité, bien que tout se limite pour l’instant à de bonnes intentions. À l’avenir, le défi se situe en premier lieu dans l’établissement de l’inventaire de la consommation de papier. Car mesurer, c’est savoir : une première étape vers la gestion efficace des documents et les économies correspondantes.