Pas moins de 50 sites à travers le monde, des activités partagées entre plusieurs endroits, qu’il s’agisse de la R&D ou de l’assurance qualité par exemple. N’empêche, il faut pouvoir collaborer: partager des documents, mettre en œuvre des projets. On bute vite sur des difficultés. Barry Callebaut en avait fait l’expérience…
En optant pour Google Apps for Business, le leader mondial des fabricants de chocolat a changé radicalement son approche, privilégiant un service plutôt que déployer une infrastructure.
«Nous étions confronté à un trafic d’e-mails intense, le plus souvent avec pièces jointes. Et il nous était devenu extrêmement difficile de garder une trace de toutes les différentes versions des documents, explique Christ Biebuyck, IT Project Manager, Barry Callebaut. Résultat: on pouvait se retrouver avec des dizaines de versions différentes d’un même rapport en circulation! Finaliser un seul et unique document était devenu un exercice de longue haleine… Nous avons bien utilisé des serveurs de fichiers pour partager des documents, mais cette approche s’est avérée lourde et coûteuse. Qui plus est, cette approche nous a contraint à installer et à gérer une infrastructure localement.»
Changer, mais comment? Après analyse, deux scénarios de collaboration ont été soumis à un certain nombre de fournisseurs. Ceux-ci ont ensuite présenté leurs propositions à des représentants de l’entreprise dans le monde entier. A l’issue, Google Apps for Business s’est imposé, rencontrant les exigences sur tous les fronts.
La solution de Google, déployée par Capgemini, permet de travailler en équipe sur le même document et de prendre des décisions en temps réel, de n’importe quel terminal ou mobile. Mettre ses contenus dans le cloud signifie que tout le monde a automatiquement la dernière version et qu’elle est toujours sauvegardée. Il est également très simple de collaborer en temps réel grâce aux vidéo-conférences et à la messagerie instantanée et intégrée. Christ Biebuyck dit encore avoir été sensible au principe de transparence des versions, à l’historique de révision, y compris des liens vers le processus d’autorisation. Ce soutien élimine les erreurs et allège sensiblement le travail. L’analyse du TCO a également été déterminante pour Google. Pour compléter la démarche, Barry Callebaut Group s’est récemment tourné vers Googe Drive, profitant d’un stockage illimité, de rapports d’audits et d’options de sécurité étendues.
Les consultants de Capgemini ont facilité le déploiement en Belgique via un soutien local en cas de besoin. «La transition vers Google Apps implique une façon différente de travailler, explique Christ Biebuyck. Aussi, et durant la formation, l’accent a été porté sur la gestion du changement.» Ici aussi, Capgemini a joué un rôle actif. Barry Callebaut a encouragé explicitement les gens à participer aux sessions de formation en ligne et physiques: à eux, par la pratique, de visualiser les avantages dans l’exercice de leur travail. En fin de compte, 85% de la population active a franchi le pas. Le déploiement a également été soutenu par des sessions Q&A via Google Hangouts et un site spécial Learning Center introduisant des vidéos pratiques.
«Les premières évaluations après la mise en oeuvre ont suscité des réactions extrêmement positives des utilisateurs. Et, surtout, nos objectifs de travailler plus efficacement et plus facilement ont été atteints. Toutes les informations peuvent être récupérées rapidement et cela à partir d’un emplacement central. Nos collaborateurs ne perdent plus de temps: plus rien à télécharger, rien non plus à fusionner. Cerise sur le gâteau, l’accès mobile. Quiconque peut travailler avec Google Apps sans logiciel supplémentaire et sans soutien!»
Et demain? Après l’introduction de la solution, l’industriel belge s’intéresse à la gouvernance -étape nécessaire pour la mise en œuvre plus large de fonctionnalités. «Notre objectif est d’étendre l’usage des environnements de cloud, renforcer aussi l’usage de la plate-forme Google. Actuellement, les fichiers sont toujours enregistrés localement comme les documents Office. Une fois traités, ces documents sont ensuite synchronisées avec Google Drive. L’utilisation du navigateur Google élimine ces étapes.»
Cet objectif est parfaitement en phase avec nos autres choix stratégiques. C’est ainsi que nous utilisons également Salesforce.com. Google nous donne beaucoup de possibilités, par exemple via l’enregistrement de fichiers Salesforce.com directement sur Google Drive. Non seulement l’accès est immédiat, mais il est moins cher!
Il y a aussi Gmail et Google Calendar. Et, bien évidemment, Google Hangouts. «Google est une plateforme de communication et de collaboration complète. Il a fallu voir avec quelle rapidité Google Hangouts a été adopté pour les réunions en ligne! Nous pouvons communiquer plus efficacement avec des collègues et des partenaires dans le monde entier, sans plus devoir nous dépacer!»
Christ Biebuyck est convaincu que Google Apps for Business permet aux différentes parties de son organisation à coopérer plus efficacement: «Une activité qui, hier, aurait réclamé une journée entière se réduit maintenant à quelques heures via Google! Nous avons aussi une plate-forme qui nous permet de travailler plus efficacement avec nos clients et autres partenaires commerciaux. Et ce n’est pas fini. Google nous offre de multiples possibilités pour rendre nos opérations plus efficaces encore… et de continuer à innover!»
