Le monde de l’entreprise voit changer radicalement la manière dont le travail s’effectue. Un des défis consiste à sécuriser et intégrer les documents papier à l’ère numérique.
«Aujourd’hui, bon nombre d’organisations restent largement tributaires du papier pour soutenir leurs processus opérationnels, estime Ingrid Gonnissen, Managing Director, Xerox Belgique-Luxembourg. Un récent rapport de Quocirca a révélé que plus de 75% des entreprises considèrent l’impression comme un élément critique ou très important de leur activité. Le rapport souligne également le risque énorme de perte de données que présente le papier.»
La sécurité des documents est apparue comme le principal défi en matière de gestion de l’impression. Et la préoccupation numéro un en termes de sécurité d’impression consiste dans le contrôle des informations confidentielles ou sensibles envoyées sur des imprimantes partagées. Quocirca rapporte que 70% des entreprises avouent avoir souffert d’au moins une fuite de données en raison d’une impression non sécurisée au cours de l’année dernière.
«Même si les entreprises s’attendent à une diminution des volumes d’impression -et cela contribuera partiellement à réduire ce risque-, cette diminution n’arrivera pas du jour au lendemain, estime Ingrid Gonnissen. En attendant, des processus comme les services d’impression gérés ont un rôle important à jouer dans la sécurisation de l’infrastructure d’impression, et notamment dans un environnement de bureau où l’information, indépendamment de sa confidentialité, est facilement accessible à tous.»
Dans un environnement de bureau de grande ampleur, les collaborateurs utilisent chaque jour des imprimantes pour envoyer des informations sensibles dans toute la société, souvent sans y réfléchir à deux fois. Conséquence immédiate: leurs impressions sont vues par d’autres. Dans ce contexte, poursuit Ingrid Gonnissen, un modèle basé sur des services d’impression gérés sert à éliminer le risque que des documents imprimés ou des données confidentielles ne tombent dans de mauvaises mains. Comment ? En offrant les outils nécessaires pour simplifier et sécuriser le processus d’impression:
> Premier réflexe: authentifier ! – Cet outil permet d’éviter que des documents papier potentiellement confidentiels ne s’accumulent dans le bac de réception d’une imprimante. De fait, la fonction d’authentification attribue des numéros d’identification personnelle à des jobs arrivant dans la file d’impression et veille à ce que les documents ne soient imprimés que par l’utilisateur ayant introduit le bon code PIN.
> Faciliter la mobilité – En mettant à la disposition des collaborateurs mobiles un serveur sécurisé, ces derniers ont la possibilité d’imprimer leurs documents sur n’importe quel appareil à l’intérieur ou en dehors de leur organisation sans compromettre les informations qu’ils contiennent.
> Renforcer la sécurité – Ne se limitant pas aux ordinateurs personnels et aux appareils mobiles, les logiciels de sécurité traditionnels -tels que ceux proposés par des fournisseurs comme Cisco ou McAfee- peuvent être combinés avec l’infrastructure d’impression traditionnelle pour aider à surveiller constamment la sécurité d’impression et protéger les entreprises des maliciels et autres virus avant qu’ils ne deviennent une menace.
> Se préparer aux flux de travail basés sur des supports papier et numérique – Comme les entreprises continuent de se développer -en englobant de plus en plus le monde en ligne dans leur structure de bureau hors ligne-, il sera sans cesse plus important pour les environnements de travail de trouver un équilibre entre la nécessité de disposer de processus papier sécurisés et de satisfaire les besoins de numérisation. Et c’est dans la recherche de cet équilibre que les services d’impression gérés sont voués à jouer un rôle essentiel.
«Comme l’illustrent les résultats de l’étude de Quocirca, alors que les entreprises redoublent d’efforts pour améliorer leur protection, il leur reste pas mal de pain sur la planche au niveau de la protection de leur infrastructure d’impression professionnelle -et les services d’impression gérés ne sont que la première étape à franchir.»
