Les MRBAB (Musées Royaux des Beaux-Arts de Belgique) modernisent la gestion de leurs collections avec l’implémentation de la solution IDasset de Simac PHI DATA. A la clé, une inventorisation numérique de la collection sur base de la RFID.

Plus de 200.000 oeuvres d’une valeur inestimable. Une collection à numériser pour mieux la gérer. Réaliser un inventaire annuel constitue d’ailleurs une obligation légale, complète Benoît Lécaillier, IT Services Manager, MRBAB. Or, jusqu’ici, bon nombre de processus relatifs à l’inventorisation se font toujours manuellement -au départ sur fiches, désormais sur tableurs. Mais dans le cadre de la modernisation de la gestion de l’informatique (infrastructure, bureautique, outils), la situation est en cours d’évolution.

« Réaliser un inventaire de façon manuelle est non seulement une source d’erreurs, mais se révèle aussi particulièrement chronophage et coûteux. » Qui plus est, avec les rénovations prévues dans les musées, de nombreuses œuvres d’art devront être déplacées. Ce qui souligne la nécessité d’une méthode d’inventorisation plus efficace.

Une exigence cruciale

Pour ce projet, le système IDasset, basé sur la technologie RFID, fournira des informations détaillées et actualisées sur la localisation et le déplacement des œuvres d’art au sein des musées et en dehors de ceux-ci. « C’est une exigence cruciale pour la conservation et la gestion des collections », insiste Benoît Lécaillier.

L’implémentation prévoit la synchronisation d’IDasset avec les bases de données de collections propres aux MRBAB, baptisées Fabritius, ce qui permet une intégration fluide entre les systèmes. « Simac PHI DATA a procédé à une analyse en profondeur et s’est concertée en permanence avec Axiell, l’entreprise qui a développé Fabritius, pour garantir une parfaite synchronisation. »

Savoir à tout moment où se trouvent les oeuvres

Lors du choix de la solution de numérisation de l’inventaire, la simplicité, la fiabilité et la sécurité figuraient parmi les priorités. C’est ainsi que les musées se sont tournés vers Simac PHI DATA. L’entreprise de Wemmel proposait une solution totale composée de balises RFID, de lecteurs RFID portables, d’antennes fixes et du logiciel IDasset. Dans le cadre de l’implémentation, elle a collaboré étroitement avec les gardes de collection afin de faciliter au maximum leur travail.

« Contrairement à ce que l’on pourrait croire, de très nombreuses œuvres changent de place dans un musée, ajoute Francisca Vandepitte, qui, en qualité de conservatrice d’art moderne, est en charge aux MRBAB de l’ensemble des peintures et des sculptures réalisées entre 1900 et 1968. Mais tout se fait surtout en coulisses. Ainsi, des œuvres sont prêtées à d’autres musées en Belgique ou à l’étranger. Parfois, aussi, elles sont déplacées dans les réserves. L’objectif est de savoir à tout moment où se trouve une œuvre précise. »

Simac PHI DATA se félicite du projet. Plus encore de la collaboration avec les musées royaux.  « Un honneur, estime Kurt Nauwelaerts, Integrated Solutions Manager, Simac PHI DATA. Non seulement nous avons renforcé notre expertise sur le terrain, mais nous avons pu aussi contribuer étroitement à la conservation et à la gestion d’œuvres d’art inestimables ! »