° Aujourd’hui, la gestion des impressions n’est-elle pas réductrice ? N’est-ce pas, désormais, le document qui prime ?
Karin Devos, Program Manager, Managed Print Services, Xerox : «La notion de MPS a vécu, c’est un fait. Tandis que IDC y associe le principe de ‘document’, Gartner insiste davantage sur la notion de ‘contenu’. Le scope s’élargit. Chez Xerox, nous avons pris le parti de rassembler les deux. Notre vision se veut la plus étendue. C’est pourquoi, désormais, nous parlons de Next Generation Managed Print Services.»
° Du papier, toujours. Or, on cherche à tout prix à le supprimer…
«A tort. Tout indique que le papier n’est pas prêt de disparaitre. Ne nous leurrons pas : l’entreprise 100% digitale n’existe toujours pas. On est à la croisée des chemins. Aujourd’hui, dans un maximum d’entreprises, papier et digital coexistent. A nous d’aider nos clients à y voir plus clair. C’est-à-dire, concrètement, simplifier la gestion déléguée des impressions en automatisant la plupart des fonctionnalités de contrôle et de reporting en proposant l’offre la plus diversifiée du marché.»
° Finalement, les entreprises n’entretiennent-elles pas une relation contrastée avec le papier ?
«Assurément. Le papier demeure essentiel à bien des égards, de la facturation à la collaboration au sein d’une organisation, mais il peut également freiner la productivité. C’est la raison pour laquelle l’automatisation des workflows doit constituer une priorité pour les entreprises. En éliminant les problèmes inhérents aux procédures manuelles sur supports papier, il est possible d’améliorer les opérations et de bénéficier plus rapidement des avantages offerts par les services de gestion des impressions.»
«La valeur ajoutée de notre Next Generation Managed Print Services s’évalue en termes d’automatisation des workflows, également en termes de sécurité, de mobilité et de développement durable; nous réunissons les mondes du papier et du numérique pour aider les entreprises à gagner en productivité en optimisant leurs contenus et leurs données.»
«La nouvelle génération de services Xerox repose sur trois étapes : évaluer et optimiser; sécuriser et intégrer; automatiser et simplifier. Pour les deux premières, nous avons encore recours aux systèmes MFP; pour la troisième, nous sommes dans le service à 100%. Globalement, nos solutions de gestion déléguée des impressions de nouvelle génération permettent de gérer le cycle de vie des documents et d’atténuer, de manière proactive, les préoccupations relatives à l’impression pour que les entreprises se concentrent sur leur cœur de métier.»
° Bien qu’orienté services, Xerox développe toujours des systèmes multifonctions. Dans quel contexte les positionnez-vous ?
«Les systèmes multifonctions ne doivent plus simplement servir à copier ou à imprimer; ils s’inscrivent dans la diffusion des informations de l’entreprise pour assurer la transition du papier vers le numérique. Si le principe de coût par page fait encore sens, on imprimera de moins en moins, pour scanner de plus en plus.»
«A terme, la stratégie est de faire entrer plus encore les MFP dans l’activité de l’entreprise. Cela passe par des plateformes personnalisées qui s’adaptent aux contraintes métiers. A titre d’exemple, une organisation qui s’articule autour de projets clients peut personnaliser l’interface du MFP pour authentifier ses utilisateurs et intégrer des intervenants extérieurs via la mobilité et le cloud.»
«Le MFP apporte la solution technique : les documents numérisés sont soumis aux règles spécifiques de gestion, de révision et de validation préalablement définies par l’entreprise. Ils sont suivis, centralisés, signés électroniquement, envoyés aux personnes adéquates et correctement archivés, tout en étant conformes aux réglementations en vigueur.»
° Dès lors, il faut connaitre les métiers des clients, leurs processus, comprendre la logique commerciale. On est loin de la technologie !
«Nos Clients Managers sont aujourd’hui alignés par secteurs. L’ambition n’est pas de tout changer, mais de faciliter l’évolution, étape par étape, le plus souvent département par département sur base de processus clairement identifiés au cours d’un assessment.»
° Concrètement, pour quels résultats ?
«Dans la finance, par exemple, ce peut être l’automatisation des processus de prêts. Les solutions Xerox permettent d’identifier les pièces relatives aux demandes de crédits à partir de différentes sources, avant de les transmettre automatiquement aux gestionnaires de prêts via un workflow personnalisé. Les sources de données externes, telles que les bases de données concernant la solvabilité ou l’immatriculation des véhicules, s’intègrent tout naturellement au processus et sont stockées dans un système de gestion des contenus sécurisé.»
«Dans le domaine des ressources humaines, Xerox accélère le processus d’intégration des nouveaux collaborateurs en éliminant le papier, en automatisant les différentes étapes et en offrant une vision managériale globale. Via un portail dédié, les nouveaux salariés peuvent compléter rapidement toutes les formalités via un e-formulaire et effectuer en ligne l’ensemble des démarches requises. Les processus des fonctions support, telles que les services généraux, l’infrastructure informatique ou le service paie, sont également intégrés afin d’harmoniser le processus. Tout se tient !»
