«Les statistiques le prouvent : malgré les tablettes, les stockages cloud et une prise de conscience environnementale accrue, nous imprimons plus que jamais. Notre culture de réunions ou l’accès simple à l’impression bon marché de documents ne favorisent pas l’émergence d’un bureau sans papier», assure Tim Leenders, Marketing Manager Benelux, OKI Systems.
Une enquête menée auprès de 248 PME à la demande d’OKI Belgique, révèle en premier lieu que les PME possèdent trop d’imprimantes. Une PME de 10 à 19 collaborateurs compte en moyenne 7 imprimantes ! Pas étonnant, dès lors, que les membres du personnel impriment allègrement. Par ailleurs, d’autres facteurs expliquent pourquoi un environnement de travail sans papier peine toujours à se concrétiser.
Voici sept raisons pour lesquelles nous continuons à imprimer sur papier, ainsi que quelques conseils pour parvenir malgré tout à limiter ce type d’impression ou du moins à l’aborder plus efficacement, puisque tel est notre objectif.
- Une culture papier toujours à la base des processus de travail
Commençons par la raison peut-être majeure : la culture papier. Nombre de sociétés n’ont ainsi toujours pas numérisé leurs processus de facturation ou de correspondance. Et que dire de la facilité avec laquelle les collaborateurs impriment les dossiers en vue de préparer une réunion. Inventoriez au sein de l’organisation les processus qui peuvent être numérisés et débutez par de petites économies rapides.
- Lire à l’écran prend 30% plus de temps que lire sur papier
Au cours de leurs recherches, des scientifiques ont constaté que les individus lisent plus vite sur papier. Il ressort cependant aujourd’hui qu’il s’agit généralement d’un problème de génération. Les jeunes sont davantage habitués à lire sur écran que les personnes plus âgées. C’est donc en forgeant qu’on devient forgeron. Par ailleurs, diverses formations existent aujourd’hui pour apprendre à lire rapidement sur écran. «Laisser simplement les choses suivre leur cours et attendre que la ‘jeune’ génération prenne elle-même le pli de moins imprimer ? Je ne suis pas convaincu que c’est le bon exemple», estime Tim Leenders.
- L’imprimante est tout près
Il fut un temps où une imprimante trônait pratiquement sur chaque bureau. Cette époque est en grande partie révolue, du moins en Belgique. Si les imprimantes sont à l’heure actuelle peut-être plus éloignées des utilisateurs en raison d’une utilisation centralisée ou partagées avec plusieurs départements, cette évolution ne décourage pas vraiment le recours au papier. Sans parler de l’utilisation des imprimantes couleur et de l’impression recto verso. «Veillez à ce que le recours à l’impression devienne véritablement une corvée afin que les collaborateurs réfléchissent à deux fois avant d’imprimer des documents ou, mieux encore, paramétrez les droits d’utilisateur corrects dans le logiciel de l’imprimante, ne craint pas de conseiller Tim Leenders Tout le monde ne doit pas nécessairement pouvoir imprimer en A3 ou plus de 50 pages couleur par jour. Petits efforts, mais grand résultat !»
- La force de l’habitude, de la routine ou un autre argument émotionnel
«J’imprime un document afin qu’il me serve d’aide-mémoire… », «le papier m’aide à mieux me concentrer…», «par habitude, j’imprime toujours les gros documents…». Ce ne sont là que quelques-uns des arguments que les collaborateurs avancent souvent pour justifier leur consommation de papier. «Il n’est rien de plus contrariant que de changer de comportement, reconnait Tim Leenders. Par conséquent, aménagez ou organisez le lieu de travail, la réunion afin de rompre les habitudes ou de rendre ces routines plus difficiles.»
- Un bureau sans papier, c’est un bureau privé d’âme et d’humanité
Bien ordonné, mais sans âme. Un sentiment que beaucoup de professionnels semblent encore partager inconsciemment, qui légitimise l’association indissociable entre le papier et le bureau. Il s’agit bien entendu d’un aspect facile à adapter avec d’autres éléments : couleur des bureaux, plantes et fleurs, œuvres d’art ou photos, écran TV qui diffuse de belles vidéos. «Une carafe d’eau à table, une corbeille de fruits… les alternatives ne manquent pas pour donner une âme et une humanité à un bureau, nuance Tim Leenders. Le papier n’est pas du tout indispensable !»
- Je retrouve plus facilement mes documents sur mon bureau
Qu’en est-il si les collaborateurs n’ont plus de bureau à eux ? De plus en plus d’organisations adoptent un système de travail flexible. Ce changement contribue énormément à réduire la consommation de papier. Fini ou presque de laisser quelque chose sur un bureau qui sera occupé le lendemain par un autre collègue.
- L’entreprise se soucie peu ou pas du tout de l’environnement
Lorsque la notion de durabilité au sein d’une entreprise est intégrée dans sa culture ou s’inscrit peu à peu dans ses gènes, gare au collaborateur qui imprime des tonnes de papier ! «Conscientisez dès lors vos collaborateurs au respect de l’environnement, propose Tim Leenders. Économies d’énergie, rouler à l’électricité et/ou encourager l’utilisation des transports en commun, restauration durable…» Autant d’exemples d’économies qui visent à préserver l’environnement et peuvent aussi inciter à réduire la consommation de papier. Mentionner la phrase ‘Réfléchissez avant d’imprimer’ en bas des mails entrants est évidemment un minimum.
Accepter la numérisation comme donnée générale, c’est également faire profiter tout un chacun de ses nombreux avantages. Le bureau sans papier, bientôt malgré tout une réalité ?
