Le concept du paperless remonte à 1975. Il a été présenté dans l’édition du 6 novembre de Business Week -la date du 6 novembre correspond désormais au World Paper Free Day.
Quarante ans plus tard, près d’un tiers (31%) des dirigeants d’entreprises admettent que leurs bureaux sont toujours «remplis» de documents papier, indique l’AIIM (Association for Information and Image Management). L’association, qui étudie la présence du papier dans les lieux de travail, révèle aujourd’hui que seulement 17% des employés travaillent dans ce qui pourrait être décrit comme un environnement sans papier.
Il y a un certain nombre de raisons pour lesquelles les entreprises ont du mal à éliminer le papier de le lieu de travail : 56% des entreprises pensent qu’elles ont encore besoin de contrats, de bons de commandes signés en format papier et 40% pensent qu’il est indispensable de référencer et d’archiver des copies papier de leurs documents importants.
La nouvelle étude menée par AIIM -soutenue notamment par Iron Mountain– révèle que 49% des entreprises ne veulent pas renoncer au papier en raison de la préférence des employés, d’un manque d’initiatives de gestion ou de la faible connaissance des options numériques (39%).
Pour Iron Mountain, «des contraintes culturelles et techniques, ainsi que certaines exigences légales, montrent que le futur entièrement numérique semble bien loin, pour de nombreuses entreprises. La meilleure approche à adopter serait donc celle du ‘moins de papier’.»
Cette approche peut débuter par la numérisation des documents dont on a besoin très fréquemment. Afin d’économiser de l’espace, le stockage hors site est une option recommandée, si les documents originaux sur papier ne peuvent pas être détruits ou si l’on ne veut pas entièrement tout numériser. Autre possibilité : numériser les archives qui sont hors site pour en disposer quand on en a besoin -ce qui permet d’économiser du temps et de l’espace.
