En 2018, seulement 9% des processus clés opérationnels de l’entreprise reposeraient encore sur un usage papier. Mais on en est encore loin…
Le papier est appelé à disparaître. On le dit, on le répète. Se basant sur les conclusions d’une enquête de Coleman Parkes Research menée auprès de 600 décideurs informatiques de grandes entreprises publiques et privées d’Europe de l’Ouest, Xerox va plus loin, montrant que l’entreprise numérique se profile à l’horizon, même si le chemin à parcourir est encore davantage pavé de promesses que d’actions concrètes…
Coût de fonctionnement élevé, manque de sécurité des informations… Les processus à base de papier sont pointés par 42% des répondants. Ceci posé, 55% des décideurs interrogés ont reconnu que les processus de leur organisation reposaient encore entièrement ou en grande partie sur du papier, tandis que 29% ont indiqué qu’ils communiquaient toujours avec les clients finaux au travers de ce support, plutôt que par courriel ou les réseaux sociaux. Et ce, alors que 41% des décideurs ayant participé à l’enquête se sont accordés pour dire que la numérisation des flux de travail permettrait de réduire les coûts organisationnels, et que 87% d’entre eux semblaient avoir les compétences disponibles pour y arriver.
«De façon générale, les entreprises entrevoient la promesse d’un avenir numérique capable d’une réactivité accrue au moment où elles sont encore en prise avec des processus d’affaires alourdis par l’usage du papier, analyse Andy Jones, Vice President, Workflow Automation, Large Enterprise Operations, Xerox. Cependant plus le décalage entre la vision d’une organisation et le plan d’actions visant à opérer une transformation numérique réussie sera grand, plus la concrétisation de cette promesse sera retardée. »
L’automatisation, préoccupation de premier plan
Près des trois quarts des répondants ont déclaré qu’ils avaient déjà identifié des domaines éligibles pour l’automatisation de processus. Plus précisément et selon eux, les processus les plus enclins à être entièrement automatisés dans leur entreprise sont ceux ayant trait à la comptabilité (38%), à l’établissement de relevés de frais et de dépenses (37%), à la comptabilité fournisseurs (36%) et à la relation avec les clients (35%).
Dans de nombreux cas, une analyse et un remaniement des processus papier avant la phase d’automatisation proprement dite conduira à de meilleurs résultats. Par exemple, l’analyse des habitudes d’impression des employés permettra de déceler des opportunités «cachées» de numérisation, dans des activités où l’utilisation du papier est inutilement élevée.
Les outils sont là !
Toujours à ce propos, l’étude a aussi permis de dresser un constat des plus étonnant puisque 90% des décideurs interrogés ont estimé disposer des bons outils pour analyser les habitudes d’impression des employés, alors que dans le même temps seule la moitié d’entre eux (45%) a déclaré utiliser toutes les possibilités offertes par ces mêmes outils !
Xerox propose des services d’automatisation de flux de travail dans le cadre de son offre de services d’impression gérés ouvrant la voie à une plus grande productivité et transformation numérique. La société développe également des outils d’automatisation au travers de son portefeuille de services destinés à supporter toutes ses branches d’activités – y compris celles ayant trait au service à clientèle, aux processus financiers et comptables et au secteur des soins de santé.
