Demain, nous travaillerons autrement. Comment ? Seule certitude : l’importance de la gestion de contenu, l’ECM.
Se préparer au travail de demain grâce à l’ECM, propose Xerox. Nous travaillerons autrement, c’est sûr. Comment ? Aujourd’hui, si peu d’organisations en sont conscientes, la plupart savent que les changements en cours et à venir vont directement impacter chaque département de l’entreprise, engendrant de nouveaux défis à relever. Seule certitude : l’importance de l’ECM.
«Avec la génération Y, les entreprises sont confrontées à un double défi : remodeler les supports et programmes de formation destinés à faciliter l’adoption de la technologie d’une manière qui convienne à la génération Y et penser mobilité en proposant des applications et des interfaces conviviales», estime Pierre Collette, Marketing Director, Xerox BeLux.
On voit ainsi de plus en plus d’équipes virtuelles. De plus en plus de collaborateurs sont mobiles et échangent avec des collègues basés dans le monde entier. Les entreprises actuelles les plus performantes ont trouvé des moyens pour permettre à leurs salariés de travailler plus efficacement, en facilitant le télétravail et la collaboration avec les autres membres de l’équipe virtuelle, via un large éventail d’équipements et d’outils collaboratifs simples.
Autre phénomène, la numérisation partielle : de nombreuses entreprises implémentent des solutions qui numérisent et automatisent une partie d’un processus métier, quand une autre partie demeure manuelle et utilise des documents papier. «Il est possible d’aller encore plus loin, de numériser la totalité de ces processus, de manière à travailler plus efficacement tout en suivant l’évolution des préférences des utilisateurs en matière de communication», poursuit Pierre Collette.
On assiste aussi à un éclatement des contenus : selon Gartner, plus de 25 milliards d’appareils connectés seront utilisés à l’horizon 2020, avec pour conséquence directe une explosion des données et des informations. La mission des entreprises est donc de trouver comment exploiter ces précieuses informations afin d’améliorer la prise de décision. «L’année 2015 a été caractérisée par d’importantes violations de données. Dès lors, la protection et la sécurisation des données personnelles des utilisateurs deviennent également un enjeu majeur.»
Enfin, l’héritage IT : les infrastructures informatiques existantes sont complexes et difficilement modulables et cela freine le déploiement des nouvelles technologies indispensables à l’évolution de l’environnement de travail.
Même si ces obstacles peuvent paraître insurmontables, il est crucial que les entreprises fassent évoluer certains domaines ou processus métiers au lieu d’essayer de transformer l’ensemble de leur organisation. En adoptant cette approche, elles pourront retenir les meilleures pratiques tirées de leur expérience et les appliquer aux autres secteurs de l’entreprise.
«Si vous ne savez pas par où commencer, essayez de faire évoluer l’élément vital de votre activité : les informations et les données. Les solutions de gestion de contenus existent depuis de nombreuses années et améliorent le flux d’information au sein d’une organisation. De nombreux systèmes proposent de nouvelles versions conçues pour aider les entreprises à embrasser le travail de demain et à affronter les cinq défis décrits que nous venons d’évoquer.»
Les nouvelles solutions de gestion de contenus d’entreprise (ECM) doivent être intuitives et faciles à utiliser, pour que les collaborateurs, quel que soit leur profil, puissent apprendre à s’en servir rapidement et correctement, sans l’aide du département informatique, avec à la clé une plus-value instantanée en termes de valeur ajoutée. «Si ces conditions sont remplies, les outils ECM peuvent faciliter l’exécution des tâches en rationalisant, en accélérant et en numérisant 100% des processus métiers basés sur l’usage du papier, améliorant ainsi la productivité et l’efficacité», estime Pierre Collette.
Et de poursuivre : «Lorsque les entreprises auront totalement adopté le numérique, les solutions ECM offriront aux collaborateurs les outils nécessaires pour organiser, retrouver et analyser la diversité et la profusion croissante des données critiques, tandis que la collaboration avec les équipes virtuelles et les utilisateurs mobiles sera nettement simplifiée.» Les fonctionnalités de sécurité permettent aux entreprises de donner des accès à des collaborateurs et départements bien identifiés, afin d’améliorer la protection des données clients et de mieux répondre aux règlementations en vigueur. Enfin, conclut Pierre Collette, les solutions ECM se révèlent plus profitables lorsqu’elles sont suffisamment modulables pour s’adapter aux processus métier propres à chaque structure, et suffisamment flexibles pour se développer au même rythme que celui de l’entreprise.
