ERP, le grand saut. L’évolution des technologies, des usages et des pratiques de gestion révolutionne les aptitudes attendues des progiciels de gestion, ce qui accélère les orientations stratégiques et les investissements nécessaires de la part des éditeurs. Au menu : cloud computing, mobilité, expérience utilisateur, décisionnel, dématérialisation, gestion collaborative… Isabelle Saint Martin, Chef de marché Business Management Solutions chez Sage, fait le point sur les tendances impactant les ERP en 2016, année charnière dans la transformation numérique des entreprises, malgré la prévision d’une croissance modérée des dépenses IT (+ 3%), entre 2015 et 2016, selon les analystes PAC (groupe CXP).
Cloud computing : la flexibilité est prépondérante
Faut-il garder ses logiciels sur site avec une solution installée dans ses locaux, ou passer au SaaS (Software-as-a-Service) en rejoignant un cloud public ou privé ? Le débat continue. Selon les analyses PAC (groupe CXP), le SaaS devrait connaître une croissance de 30% en 2015, mais le cloud hybride recueillerait la préférence des entreprises européennes. Associer un outil principal -sur site ou hébergé- et des services connectés dans le cloud, peut être un scénario ralliant tous les avantages (accessibilité, coût, sécurité, personnalisation).
Souplesse et liberté de choix sont des critères clés pour les entreprises en matière d’ERP. Elles ont besoin de bénéficier, sans compromis, du meilleur des mondes en ayant la possibilité, soit d’exploiter une solution complète en mode SaaS mutualisant des composants standards convenant au plus grand nombre, soit d’opter pour un système mixte combinant des solutions sur site et des ressources complémentaires dans le cloud, via des services applicatifs ou modules métiers. Si le premier mode pourrait être privilégié en contexte de primo-équipement ou d’un remplacement d’outil, le second est une alternative souvent privilégiée dans le cadre d’extensions d’installations existantes.
La mobilité révolutionne l’expérience utilisateur
Avec l’évolution des usages professionnels (home working, BYOD), le besoin d’ouverture et de simplicité d’accès aux ressources partagées dans l’entreprise s’est accentué. Les collaborateurs ont besoin de manipuler les informations facilement, où qu’ils soient et depuis tout type d’équipement (portable, tablette, smartphone) et ce, dans tous les domaines fonctionnels. D’ailleurs, ces dernières années, l’adoption des équipements mobiles et la multiplicité des offres des opérateurs ont incité bon nombre d’entreprises à moderniser leurs systèmes de gestion, afin d’optimiser des processus clés (relation client, logistique, etc).
Parallèlement, l’avènement du cloud computing contribue à la mutation de leurs pratiques en matière de déploiement des logiciels. Pour certains processus, la finalité pourra être d’exploiter des applications métiers, téléchargeables et mobiles, connectées en temps réel aux données et aux algorithmes standard du système de gestion. Ces scénarios d’usage requièrent des plateformes applicatives modernes et le recours aux technologies issues du web : architectures et services web, applications mobiles, HTML5, composants middleware avancés.
Interfaces utilisateurs : simplicité et personnalisation
La conception ergonomique ne peut plus faire abstraction de l’usage mobile. Les logiciels de gestion doivent pouvoir s’adapter aux supports utilisés (Responsive Design). S’inspirant d’Apple et de Google, les interfaces deviennent plus épurées et plus intuitives à manipuler. Cette tendance devrait se poursuivre en 2016, d’autant qu’elle optimise l’expérience utilisateur, renforce l’efficacité opérationnelle et la fluidité des processus. Les éditeurs doivent proposer une marge de personnalisation suffisante, pour que les utilisateurs s’approprient la solution et l’adapte à leur environnement de travail.
Décisionnel : explosion des données, BI pour tous
Au-delà des processus opérationnels, les entreprises attendent de leur système de gestion de véritables outils d’aide à la décision et d’analyse prédictive pouvant reposer sur d’importants volumes d’informations, structurées ou non, dans tous les domaines de gestion. D’autant que l’explosion des sources de données (plates-formes mobiles, réseaux sociaux, objets connectés, etc.) les submerge d’informations. Les solutions et services autour du Big Data devraient progresser de près de 50%, entre 2015 et 2016, selon PAC (groupe CXP).
Dès lors, l’enjeu des ERP de nouvelle génération est, via des composants BI (Business Intelligence) intégrés, de collecter et de transformer les données provenant de sources multiples en indicateurs lisibles, avant de les transférer aux profils adéquats, en temps réel. Autrefois restreinte à quelques fonctions de pilotage et profils de décideurs, la nouvelle BI, dite «light», doit permettre à l’ensemble des métiers de l’entreprise d’exploiter, en libre accès, les informations pertinentes pour leurs missions (prévision de la demande, mesures d’impact des initiatives marketing sur les ventes, évaluation du niveau de service, etc.).
La dématérialisation, levier de performance
Afin de développer la réactivité au sein de l’entreprise et avec son écosystème, les pratiques laissent une place grandissante à la dématérialisation des transactions, aux échanges électroniques de documents et à l’instauration d’espaces de partage. Cette tendance touche l’ensemble des processus de gestion : appels d’offres, commandes, facturation, approvisionnement, etc. Parallèlement, la numérisation de l’économie virtualise les circuits avec l’administration, mais aussi avec les banques.
Dès lors, outre la prise en compte de règles collectives (structures et codification des données, normes et protocoles, etc.), les systèmes de gestion doivent s’ouvrir à des systèmes externes recourant à des solutions diverses : de la traditionnelle interface EDI à des procédés plus élaborés de connectivité applicative en point à point ou vers des plateformes d’échanges, voire dans le cloud. Par exemple, l’exploitation de formats non structurés, emails, documents numérisés ou images nécessite l’intégration d’outils de gestion électronique de documents, pour indexer et stocker les supports entrants (numérisés) ou sortants en toute sécurité. Ou, encore, combinée à des fonctions de contrôle dans l’outil de gestion, la lecture automatique de documents optimise, quant à elle, certains processus, tels que le rapprochement des factures fournisseurs. Bien d’autres problématiques sont liées à la dématérialisation : signature électronique, etc.
Gestion collaborative et réseaux sociaux s’invitent
Les entreprises les plus dynamiques donnent le ton d’un cadre ouvert, social et performant en adoptant des méthodes collaboratives et participatives. A l’intérieur des organisations, on observe de nouveaux modèles de travail unifiés, comme l’expansion du mode projet engageant à interagir dans des espaces partagés ou l’utilisation de réseaux sociaux d’entreprises.
Lorsqu’ils sont bien exploités dans les outils de gestion, ces nouveaux schémas collaboratifs contribuent à la productivité et à l’agilité attendue dans l’entreprise. En effet, le dialogue applicatif avec le système de messagerie, l’activation de workflow, les alertes et les notifications permettent aux collaborateurs de travailler ensemble de manière fluide et structurée, en toute transparence. Et, matérialisés en espaces utilisateurs personnalisables, les portails de gestion centralisent les informations structurées ou non, en fonction des besoins de chacun.
Les enjeux dépassent le cadre de l’ERP
En réalité, les nouveaux défis auxquels les entreprises doivent faire face dépassent largement le cadre des produits ou solutions logicielles et impactent la mise en œuvre de ces derniers. En effet, les intégrateurs engagés sur les projets ont besoin d’étendre leur expertise au-delà du champ traditionnel de compétences fonctionnelles et techniques. Face à la vulnérabilité potentielle des systèmes, la sécurité informatique est notamment au cœur des préoccupations
