A priori, un projet commun : remplacer un système de comptabilité de plus de vingt ans par un progiciel SAP. Côté fonctionnel, le projet est déjà plus ambitieux : facturation, comptabilité, gestion des actifs, gestion des finances, y compris les opérations de contrôle, mais aussi ressources humaines et gestion du matériel.
Le client, en l’occurrence les Ecoles européennes, entendait rester au plus près des best practices de SAP tout en opérant dans un environnement très réglementé; il voulait aussi tirer parti de l’approche RDS (Rapid-Deployment Solutions) afin de ne pas réinventer la roue,
maintenir les coûts opérationnels et ne pas investir outre-mesure. La finalité du projet consistait à unifier les processus administratifs et financiers de ses 15 sites (14 écoles, 1 centre administratif) répartis dans 7 pays qui tous ont développé des méthodes de travail individuelles accumulées au cours de soixante années d’activité !
A leur décharge, les Ecoles européennes avaient buté par deux fois sur le remplacement de COBEE, le vieil ERP sous Oracle. Première tentative en 2004. Deuxième en 2007. A chaque fois, le prestataire retenu a renoncé. Trop complexe. Par deux fois, les solutions proposées n’ont pas rempli les conditions du cahier des charges. Ce qui veut dire qu’en l’espace de dix ans, COBEE n’a plus évolué. Conséquence indirecte : la menace de la fin du support du serveur en 2013…
«Dix ans durant, notre organisation a cumulé déceptions sur déceptions, échecs sur échecs, commente Kari Kivinen, Secrétaire Général des Ecoles européennes. Ce fut très difficile à vivre pour les équipes IT. Imaginez la situation : nous étions dans l’incapacité de faire évoluer l’ancien système et jamais le nouveau n’a fonctionné !»
Le recours vers SAP n’est pas le fruit du hasard
SAP est fournisseur attitré des institutions européennes, de la Commission au Parlement en passant par la Cour des Comptes… qui, à raison, multipliait les menaces. L’administration des Ecoles européennes devenait incontrôlable; en même temps, les coûts liés à son informatique s’étaient envolés…
Avec SAP, il fut décidé de faire table rase du passé. De tout reconstruire au départ d’une architecture innovante et néanmoins pérenne. Ce qui, d’une certaine façon, exprimait le reniement de l’existant -l’expérience de soixante ans de pratique.
Pour le personnel, cela signifiait entrer dans un monde inconnu, accepter de changer quantité de processus. «Partant des échecs précédents, motiver et sensibiliser le personnel – 160 collaborateurs répartis dans sept pays- fut sans doute la tâche la plus délicate, d’autant plus que le temps nous était compté, analyse Kari Kivinen. Le premier kick-off date de décembre 2013; le go live date du 1er décembre 2014...»
Une année difficile, personne ne le conteste
Par nature, l’organisation est décentralisée. Outre les langues, ce sont des cultures différentes et, surtout, des législations différentes. Il a fallu harmoniser. Cette mise à plat a coûté à tout le monde. En même temps, la Cour des Comptes faisait part de ses recommandations – 140 au total, dont il a fallu tenir compte…
«Nous savions l’exercice périlleux, commente Torsten Hübsch, Principal Project Manager, SAP. Mais le réussir, en nous basant au maximum sur les best practices de SAP, allait permettre aux Ecoles européennes de faire un saut quantique. In fine, la solution qui tourne aujourd’hui repose plus ou moins à 80% sur les best practices, ce qui constitue un excellent résultat compte tenu de la complexité du projet.»
Inutile de préciser que sans un Change Management fort, le projet aurait échoué dès le début en raison de la résistance interne. Kari Kivinen le reconnaît volontiers : ce fût son expérience professionnelle la plus dure. Pour l’équipe SAP en place aussi. Jusqu’au go live, les incertitudes ont pesé. Le lancement, d’ailleurs, fut chaotique. «Le pire c’est que nous n’avions pas de plan B !»
Aujourd’hui…
La solution -Simple Finance sur S/4HANA en mode HCP (HANA Enterprise Cloud)- fonctionne de mieux en mieux chaque jour. La comparer avec le passé est tout simplement impossible. Comment, en effet, mettre en balance une solution vieille de vingt ans et une solution up-to-date. «Un rapport budgétaire que nous mettions cinq jours à produire avec trois collaborateurs en recoupant différentes sources d’informations est aujourd’hui réalisé automatiquement. Ikl suffit de patienter 5 secondes. Entre-temps, il est vrai, le nombre de postes -items comptables- a été divisé par 20 ! C’est toute la force de SAP Simple Finance.»
Côté performances, justement, le fait d’exploiter directement HANA a permis de lever les moindres doutes. Au cours des quatre premiers mois, les Ecoles européennes ont produit 20.000 nouveaux documents, ce qui est loin d’être négligeable. Comme le fait remarquer Torsten Hübsch, le niveau de performance aurait pu en souffrir sans un renforcement supplémentaire de l’infrastructure.
«Partant d’une page blanche, il n’y avait donc pas d’héritage. Il était donc logique d’introduire HANA immédiatement. Le faire par après aurait engendré un risque supplémentaire dont le client, vu les péripéties passées, ne voulait pas entendre parler !»
COBEE n’est plus qu’un vieux souvenir. La transition s’est parfaitement déroulée. Nous commençons à parler SAP, à penser SAP, conclut Kari Kivinen. «Nous avons appris qu’il était possible de faire beaucoup plus simple, d’alléger sensiblement nos tâches. Nos équipes étant remobilisées, nous voyons ensemble comment repenser nos processus.»
SAP S/4HANA plus SAP Simple Finance en mode cloud
SAP S/4HANA permet de faire le choix de la simplicité, de bout en bout, avec un assistant de configuration pour l’adoption, une expérience utilisateur moderne pour tous les professionnels, quel que soit leur niveau hiérarchique et sur la quasi-totalité des appareils, un modèle de données simplifié, un aperçu instantané au niveau de granularité le plus élevé, et des processus opérationnels en temps réel repensés.
Le modèle de données simplifié permet aux clients de repenser leur infrastructure informatique, et ainsi de réduire les coûts et favoriser la mise en œuvre d’améliorations informatiques. La solution SAP Simple Finance, module né en juin 2014 de la réécriture pour HANA des fonctions financières, a constitué la première étape de la feuille de route de SAP S/4HANA, en permettant aux clients d’opérer une transformation financière grâce à une vue d’ensemble instantanée.
SAP Simple Finance en bref
> Planification des activités et analyse intégrées – Les modèles unifiés éliminent les incohérences de planification financière et les scénarii rapportés à l’échelle de l’entreprise. La valeur potentielle estimée de cette innovation, permettant aux systèmes financiers de fournir une vue prospective des performances opérationnelles et financières, est une marge opérationnelle plus élevée de 76%.
> Rapprochements interentreprises rapides – Un seul grand livre unifié réalise automatiquement des rapprochements interentreprises : ceci élimine les transactions longues, fastidieuses et chronophages et le traitement par lots, permettant des simulations illimitées et de réaliser des analyses prédictives pour améliorer la capacité d’une entreprise à planifier et à rester en tête de la compétition.
> Minimisation des risques de gestion de trésorerie – Les nouvelles fonctionnalités de gestion de trésorerie permettent d’analyser les soldes bancaires et les positions de trésorerie mondiaux sur la base de connexions en temps réel avec les banques et d’autres institutions, plutôt qu’en se fondant sur des feuilles de calcul obsolètes ou mises à jour manuellement.
> Une source de données commune – Une source de données commune pour toutes les transactions et analyses. Les processus de réglementation et de gestion comptables éliminent les doublons, ainsi que les coûts et les risques associés à l’exécution de plusieurs systèmes et documents distincts. Ceci représente une méthode de travail plus simple et un catalyseur important pour que l’entreprise réussisse vraiment et en temps réel.
> Un encombrement des données réduit et un flux de production augmenté – Les départements informatiques peuvent mener un processus de simplification massive en utilisant les capacités de SAP HANA. Supprimer les données redondantes et les totaux pré-générés simplifie l’ensemble du système, minimise le risque d’erreurs et permet aux clients de s’adapter aux changements plus rapidement et de manière plus cohérente dans toute l’organisation.
