L’indexation digitale pour éviter la décharge digitale !

Évitez que les documents numérisés ne finissent dans une décharge digitale. Privilégiez l’indexation digitale, conseille Xavier Biermez, Managing Director de Konica Minolta Business Solutions Belgium & Netherlands.

L’indexation digitale pour éviter la décharge digitale, c’est un enjeu de productivité. «La montagne de papier a finalement été remplacée par une décharge digitale. Cela ne stimule en aucune façon la productivité, bien au contraire. Il est grand temps de songer à indexer le contenu des documents. Le moteur de recherche sait de la sorte quel contenu se trouve à quel endroit, ce qui permet de trouver rapidement des documents», estime Xavier Biermez.

La partie la plus difficile et chronophage de l’imagerie documentaire réside dans le codage manuel de chaque document. Si l’archive est grande, il faut plusieurs mois pour introduire tous les documents dans le système et les rendre recherchables grâce à un codage adéquat. Le risque d’erreur est également élevé, sans parler du fait que chaque jour de nouveaux documents sont créés et enregistrés. C’est donc une tâche sans fin. «L’indexation d’entreprise ne se limite pas à définir des métadonnées et des noms de documents : le contenu des documents numérisés est entièrement consultable. Les utilisateurs peuvent retrouver les informations recherchées en ciblant leur recherche sur des termes qui figurent dans le document».

Pas de problème de routing

Le routing, c’est-à-dire la décision de l’endroit où doit être enregistré un nouveau document scanné, est souvent une source de problèmes lorsque ce document doit être retrouvé ultérieurement. Dans de nombreuses organisations, les exigences en matière de codage et de routing des documents sont simplistes et non contrôlées. Vu l’absence d’exigences spécifiques, on obtient un véritable fouillis où les documents s’égarent. Les entreprises optent souvent pour une méthode plus structurée et centralisée, et investissent dans des systèmes de gestion documentaire (DMS). Toutefois, les possibilités de recherche offertes par les systèmes DMS sont limitées, sans oublier que la migration est coûteuse et manque de convivialité. «L’indexation d’entreprise résout ce problème. Les utilisateurs peuvent stocker les documents où ils le souhaitent, dans n’importe quel format, à partir de n’importe quel scanner, et avec un nom au choix. Les documents peuvent ensuite être retrouvés très simplement via l’indexation d’entreprise à l’aide de mots-clés dans le nom du fichier ou dans le fichier même», poursuit Xavier Biermez.

Une faute de frappe ? Pas de problème !

Une faute de frappe dans le nom d’un document est vite arrivée, avec pour conséquence que le document ne pourra plus être retrouvé et que des informations importantes seront ainsi perdues. Si on s’en remet à la façon dont les noms sont donnés manuellement aux documents, le risque est élevé que certains documents ne deviennent difficiles à partager au sein de l’organisation. «Avec l’indexation d’entreprise, nul besoin d’avoir l’administrateur du document à disposition pour générer des métadonnées, et une faute de frappe dans le nom d’un fichier n’a plus rien de dramatique, poursuit Xavier Biermez. «Même si l’utilisateur ne connaît pas le nom du document, il pourra toujours le retrouver puisque le contenu de chaque document est entièrement indexé.»

Les utilisateurs veulent pouvoir consulter tous les documents qui ont trait à une recherche donnée afin de prendre de meilleures décisions. Il ne faut donc pas limiter l’accès aux seuls documents numérisés. La solution d’indexation d’entreprise rassemble les contenus scannés et les documents présents sur le réseau (parmi lesquels des documents Microsoft Office), ce qui rend tous les contenus pertinents directement visibles pour les personnes qui en ont besoin et sont autorisées à les consulter.

«La dernière chose que souhaite une entreprise, c’est d’être obligée d’acquérir du nouveau matériel ou de réagencer ses systèmes logiciels pour pouvoir se conformer à de nouveaux processus de fonctionnement, argumente encore Xavier Biermez. Une organisation ne veut pas non plus installer de nouveaux serveurs pour gérer le stockage centralisé des documents. L’avantage du logiciel d’indexation d’entreprise, c’est qu’il tourne sur les plates-formes les plus courantes, et que tous les processus et fonctionnalités sont installés sur un même serveur. En outre, l’accès étant effectué via un navigateur, les utilisateurs n’ont pas besoin d’installer un logiciel supplémentaire. Et ça compte !»