Microsoft 365 Copilot est un projet d’entreprise. Son adoption au sein des organisations induit une transformation culturelle, assure Econocom. Soigner la qualité de ses données est une étape fondamentale.

« Microsoft 365 Copilot est bien plus qu’un outil, c’est un coéquipier, un second ! » illustre Pascal Van der Vennet, Business Development Director & Partner Manager Microsoft Practice, Econocom Belux.

De fait, Microsoft 365 Copilot combine la puissance des grands modèles de langage avec les données de l’organisation – le tout dans le flux de travail – pour simplifier les tâches quotidiennes en fournissant des informations, des suggestions, des résumés, des traductions, des images et bien plus encore en fonction des besoins et du contexte.

Cette technologie est désormais intégrée à divers produits Microsoft tels que Excel, Outlook, PowerPoint, Teams, Word, etc. Sous Word, par exemple, Microsoft 365 Copilot permet de créer en un clin d’œil le brouillon d’un document, de demander à l’IA de modifier celui-ci, de telle ou telle manière. Sous Excel, l’IA peut analyser les données à votre place, identifier les insights et tendances, générer des visualisations en Python. Sous PowerPoint, l’IA peut automatiquement générer une présentation dynamique et visuelle à partir d’un document Word. Elle peut aussi remplir automatiquement des slides ou générer des images illustratives. Sous Teams, enfin, Microsoft 365 Copilot peut assister aux réunions à votre place, résumer les points discutés, repérer les actions qui vous sont attribuées, etc.

Une préparation en amont à Microsoft 365 Copilot essentielle

C’est un pas en avant vers une collaboration améliorée, une productivité accrue et une exploitation optimale des données, estime Pascal Van der Vennet. « En préparant vos données, en naviguant avec assurance à travers le changement, en identifiant les bons bénéficiaires, en formant vos employés et en maîtrisant l’art des prompts, vous vous positionnez pour tirer le meilleur parti de cette innovation. »

Si ce coéquipier numérique est conçu pour transformer la manière de travailler et d’organiser les données, son déploiement réussi requiert une préparation minutieuse, insiste Pascal Van der Vennet. De l’organisation des données à la gestion du changement, chaque étape compte. « Pour récolter tous ses bénéfices, une préparation en amont s’avère essentielle. L’organisation des données est la clé. C’est d’ailleurs, en quelque sorte, le carburant de Microsoft 365 Copilot. De là, l’importance du cycle de vie des données. Assurez-vous de centraliser le contenu utile et, de la même façon, d’éliminer les fichiers en double pour optimiser l’efficacité. »

Hygiène des données et gouvernance

La qualité des données, aussi, est très importante. Pour maximiser l’utilité de Microsoft 365 Copilot tout en atténuant les violations de données et les réponses inexactes, une attention méticuleuse aux processus internes de gestion des données et de gouvernance est cruciale. Pascal Van der Vennet évoque « l’hygiène des données ».

Les rapports, documents, procès-verbaux de réunions et fichiers confidentiels peuvent actuellement être largement accessibles au sein des organisations. Il s’agit de les protéger en mettant en place les garde-fous nécessaires. En effet, lorsque les utilisateurs interagissent avec Microsoft 365 Copilot, posent des questions ou lui attribuent des tâches, l’IA tire des réponses de toutes les données accessibles, risquant potentiellement de divulguer des données par inadvertance ou de générer des réponses inexactes.

Il devient donc impératif de renforcer les processus de gouvernance et de gestion des données. « S’il existe différentes versions du même fichier, par exemple, cela peut générer une réponse incorrecte. Ou si les utilisateurs ont accès par inadvertance à des fichiers qu’ils ne devraient pas avoir, l’IA générera des réponses susceptibles de mettre en danger des informations confidentielles. »

Bref, il est essentiel de configurer correctement les environnements de travail. « Dites-vous que Microsoft 365 Copilot est un élève avide d’apprendre. Plus vous lui fournissez de – bons – matériaux  d’apprentissage, à savoir des données de qualité, plus il deviendra performant, rapide et adapté à vos besoins. »

Gestion du changement

Le déploiement de Microsoft 365 Copilot dépasse la question traditionnelle d’intégration ; son adoption au sein des organisations induit une transformation culturelle. Aussi, pour atteindre cet objectif, Econocom préconise une approche proactive.

En début de parcours, il faut comprendre les principes fondamentaux de l’IA. Réaliser, aussi, comment celle-ci peut transformer l’expérience professionnelle. L’erreur, explique Pascal Van der Vennet, serait de la réduire à quelques usages. « D’emblée, il est vrai, on songe aux professionnels produisant d’importantes quantités de présentations et documents. Ce sont, de fait, de parfaits candidats. Mais ils ne sont pas les seuls. Microsoft 365 Copilot peut aussi aider les cadres, les commerciaux et, plus généralement, les gestionnaires, également en quête d’informations clés. »

Dans cet exercice, il est aussi crucial de reconnaître et de respecter les résistances au changement. Econocom préconise des formations et des ateliers dédiés pour aplanir les différences de vitesse d’adoption.

Investir dans Microsoft 365 Copilot est une décision stratégique, conclut Pascal Van der Vennet. « Comme toute ressource précieuse, il est essentiel d’en optimiser l’usage. Aussi, il convient de déterminer qui, au sein de l’organisation, en tirera le meilleur profit. Réduire le nombre d’usagers – et donc de licences – à quelque uns serait vain. Rappelez-vous : Microsoft 365 Copilot est un projet d’entreprise ! »