GenAI, pragmatisme op de eerste plaats!

Natuurlijk is het belangrijk om de GenAI-trend te volgen. Met pragmatisme, adviseert Michael Lengenfelder, Head of FP&A Product Management, Unit4. Vooral voor teams die verantwoordelijk zijn voor financiële planning en analyse.

Hiermee wil ik het enthousiasme voor genAI niet ontkennen, maar een vorm van pragmatisme voorstaan, met name op het gebied van financiële planning en analyse. Want hoewel alles mogelijk lijkt, moeten we voorzichtig blijven,” zegt Michael Lengenfelder.

“Bij Unit4 ontwikkelen we verschillende scenario’s met als doel te begrijpen hoe het inzetten van GenAI en andere AI-gebaseerde tools binnen onze suite van applicaties taakautomatisering kan stimuleren en de efficiëntie voor gebruikers kan verhogen… We gaan vooruit, maar voorzichtig!”

Onlangs sprak Mike Ettling, CEO van Unit4, over het samenvoegen van de kracht van AI en gebruikersgericht ontwerp om gebruikersinteracties met ERP te stroomlijnen, fouten te verminderen en de last van repetitieve, handmatige taken te verlichten. “Op de lange termijn is het mogelijk dat het beheersen van AI onze applicaties in staat stelt om zich aan te passen en effectief te reageren op triggers zoals gebruikersgedrag, locatie en de taken die ze uitvoeren. In de wereld van financiële planning en analyse voedt dit perspectief onze ambitie om een gebruikerservaring te creëren die niet alleen intuïtief en boeiend is, maar ook contextgevoelig, intelligent en innovatief.”

In feite zijn er veel interessante manieren waarop GenAI kan worden toegepast op financiële planning en analyse. En dat zijn er veel. “Stel je voor dat aan het einde van het kwartaal de annotaties die operationele managers toevoegen aan financiële plannings- en analyserapporten door GenAI kunnen worden gebruikt om een samenvattend rapport van deze commentaren te genereren…“

Pragmatisme, vooral tegenover hallucinaties

De taalfuncties van GenAI zijn op dit moment waarschijnlijk het meest waardevol voor financiële plannings- en analyseteams. Bij het opstellen van aannames over een budget zou een GenAI tool gecombineerd kunnen worden met een financiële plannings- en analysetoepassing om de opsteller van het rapport te voorzien van kennis die deze aannames documenteert.

“Pragmatisme is echter van onschatbare waarde in deze situatie. Hallucinaties zijn een goed gedocumenteerd probleem bij deze technologie. Ook moet het AI-beleid van een bedrijf bepalen hoe het financiële plannings- en analyseteam omgaat met GenAI, hoe het de antwoorden van GenAI ondervraagt en hoe het ervoor zorgt dat de bronnen authentiek zijn.”

Een solide basis leggen voor GenAI

Het is belangrijk om een goede basis te leggen voor de toepassing van GenAI, te beginnen met het bedrijfsbeleid. Dit moet een aantal punten omvatten. Ten eerste moeten er waarborgen zijn om te voorkomen dat gevoelige financiële informatie wordt gedeeld met een externe applicatie of wordt blootgesteld aan het openbare internet. Het is ook belangrijk om rolgebaseerde autorisaties in te stellen, om ervoor te zorgen dat alleen de betrokken personen geautoriseerd zijn om informatie te delen met de tool.

Ten tweede om de leermethode van de applicatie goed te keuren, zodat hallucinaties worden voorkomen, rekening wordt gehouden met nuances en een nauwkeurige analyse wordt gegeven. “In de context van financiële planning en analyse wordt dit nog complexer gemaakt door het feit dat GenAI toegang moet hebben tot deelplannen om omstandigheden te beoordelen die specifiek zijn voor een bepaald bedrijf. Succes in deze fase zal helpen om de besluitvormingsaanpak te begrijpen en uit te leggen.”

Tijd om vertrouwd te raken met de technologie

Michael Lengenfelder raadt ook aan om technische en operationele trainingen te geven om te laten zien hoe financiële plannings- en analyseprofessionals technologie kunnen gebruiken als hulpmiddel om meer lonende taken uit te voeren.

“Onderschat zowel de technische als de menselijke uitdaging van het invoeren van GenAI niet! Gezien de angst dat AI bepaalde functies zal vervangen, is het belangrijk om het personeel de tijd te geven om zich vertrouwd te maken met de technologie en de waarde ervan voor hen te begrijpen.” Dit zorgt ervoor dat het bedrijfsgeheugen van ervaren personeel het bedrijf niet verlaat. De kennis van het personeel over de nuances van financiële plannings- en analyse-informatie mag nooit worden onderschat. Als deze medewerkers zich bedreigd voelen door AI, lopen ze het risico het bedrijf te verlaten!

“Het is daarom van vitaal belang om binnen het hele bedrijf vertrouwen te kweken. Het team dat verantwoordelijk is voor financiële planning en analyse moet gerustgesteld worden als ze met deze technologie gaan werken, en senior managers moeten erop kunnen vertrouwen dat het de juiste beslissingen oplevert.”

Context, altijd context

Daarom zal er volgens Michael Lengenfelder op het gebied van financiële planning en analyse altijd menselijke tussenkomst nodig zijn om financiële resultaten te correleren met externe gebeurtenissen en druk.

Veel van deze informatie zit in de hoofden van operationele managers. Deze context is cruciaal. Financiële plannings- en analyseprofessionals moeten deze informatie eruit halen om een verhaal over financiële prestaties te creëren dat het bedrijf begrijpt en kan vertrouwen. “Feitelijke gegevens kunnen laten zien dat de marketinguitgaven in het eerste kwartaal aanzienlijk lager waren dan verwacht, maar alleen door de gegevens te bestuderen en in gesprek te gaan met belanghebbenden kunnen we de factoren eruit halen die dit hebben beïnvloed.”

Vandaag de dag is deze taak nog te moeilijk voor GenAI. Uitgevers ontwikkelen gespecialiseerde versies van deze tools, maar ze zijn nog steeds relatief generiek. Dit maakt het moeilijk om de analyse af te stemmen op een specifiek financieel plannings- en analyseverhaal.

Ongetwijfeld effectieve informatie

De meest pragmatische aanpak is om te erkennen dat financiële plannings- en analyseteams al een behoorlijk goed informatiemodel hebben om een overtuigend verhaal voor een bedrijf op te baseren. Het opstellen van een budget en prognoses, gevolgd door een beoordeling van de voortgang door de werkelijke cijfers te vergelijken met de prognoses, biedt een solide basis voor het identificeren van afwijkingen.

“Vandaag de dag kan een team van financiële plannings- en analyseprofessionals deze hiaten onderzoeken door aannames van deelplannen te testen in minder tijd dan het kost om een GenAI tool te configureren en te trainen en de resultaten te valideren. In de toekomst, als deze tools in staat blijken om alle relevante informatie uit een financieel plannings- en analyseplan te absorberen, de nuances van een bepaald bedrijf te begrijpen en de impact van externe krachten op dat plan, zal GenAI een grotere verantwoordelijkheid op zich kunnen nemen!”

Nadenken over een integratieaanpak

Deze rol zal zich de komende jaren snel ontwikkelen naarmate de technologie zich verder ontwikkelt,” zegt Michael Lengenfelder. “Vandaag de dag zijn professionals op het gebied van financiële planning en analyse echter een onmisbare schakel in de verhalende communicatie van de financiële prestaties van een bedrijf. In de komende twaalf maanden moeten financiële plannings- en analyseprofessionals beschikbaar zijn om de technologie en haar mogelijkheden te begrijpen en vervolgens de elementen te definiëren die nodig zijn om het bereik ervan uit te breiden.“

De verantwoordelijkheden van financiële plannings- en analyseprofessionals zullen in de toekomst waarschijnlijk evolueren. Echter, “nu nadenken over een aanpak om GenAI te integreren in je financiële planning en analyse verhaal zal je helpen nieuwe kansen te creëren voor professionals op dit gebied.”