Rationaliseer de uitgaven, optimaliseer onproductieve bedrijfsmiddelen en investeer opnieuw in krachtige technologieën. Gartner beveelt aan om IT-uitgaven te verschuiven van reactief naar proactief.

In plaats van kosten te besparen in tijden van recessie en royaal te spenderen in tijden van groei, richt een ‘intelligente’ benadering van uitgaven zich op het maken van duurzame financiële beslissingen die bedrijfswaarde genereren. Gartner stelt voor om strategische kostenoptimalisatie tot een ingebedde discipline binnen IT te maken.

Volgens Gartner ontstaan slechte bestedingsgewoonten in goede tijden, wanneer IT-organisaties weinig beperkingen opleggen aan uitgaven. Dit leidt tot een gebrek aan kostenbewustzijn binnen de IT-organisatie.

Om de IT-kosten te optimaliseren, moet IT nieuw uitgavengedrag ontwikkelen en oud uitgavengedrag elimineren. Dit vereist een doelgerichtheid. Kortom, een “waarom”. Het betekent een einde maken aan onnodige complexiteit van oplossingen, te hoge serviceniveaus (24/7) die worden geëist door andere afdelingen of business units, zelfs “egoïstische uitgaven” door IT of andere afdelingen, enz.

“Deel voorbeelden van bedrijven die tegelijkertijd de kosten hebben geoptimaliseerd en hebben geïnvesteerd in meer IT-capaciteit om meer bedrijfswaarde te genereren,” zegt Gartner. Vraag teamleden om de zakelijke impact te beoordelen van een verlaging van 30% in een bepaalde IT-kostencategorie of een verhoging van 30% in die categorie.”

Het belang van het optimaliseren van IT-kosten op een eenvoudige, begrijpelijke manier uiteenzetten

Gartner beveelt aan om IT-uitgavengedrag te identificeren en te operationaliseren.

“Het gaat om het aannemen van nieuwe denkwijzen en gedragingen die helpen om van de huidige manier van denken over te stappen op een nieuwe benadering van slimme uitgaven. Het gaat dus om het identificeren van de nieuwe gedragingen, gewoonten en manieren van werken die nodig zijn, evenals de huidige gedragingen die moeten worden losgelaten.”

Maak de gedragingen vervolgens operationeel om ze te integreren in het dagelijkse werk van de teamleden. “Vraag elk teamlid om twee van de gewenste nieuwe gedragingen te kiezen om onmiddellijk toe te passen, een doorlopend initiatief waarmee dit gedrag kan worden getest en ideeën over hoe dit gedrag kan worden uitgevoerd. Deze individuele inzet zal de nieuwe bestedingsgewoonten tastbaar maken.”

Intelligent IT-uitgavengedrag versterken

De derde stap is om mensen samen te brengen om over de moeilijkheden en successen te praten. Erken publiekelijk de vooruitgang,” adviseert Gartner. Ga ondertussen op zoek naar hiaten in de kennis die moeten worden opgevuld. Als IT-teams intelligente uitgavenbeslissingen willen nemen, hebben ze zowel financiële informatie nodig als de vaardigheden en kennis om die te begrijpen, te interpreteren en toe te passen.”

Je moet ook nadenken over het invoeren van rituelen om gedrag te versterken. “Rituelen zijn frequente en herhaalde handelingen met als doel nieuwe culturele eigenschappen te versterken. Een voorbeeld is een maandelijkse bijeenkomst met IT-medewerkers om relevante, eenvoudig te begrijpen zakelijke en financiële IT-informatie te delen die direct gerelateerd is aan IT-activiteiten.”

Zorg ten slotte voor een positieve context voor verandering. IT-medewerkers moeten slimme uitgavenbeslissingen benaderen als een reis. “Om het team gerust te stellen,” concludeert Gartner, “moeten CIO’s niet alleen de successen benadrukken, maar ook de mislukkingen waar het team van kan leren.”