Microsoft 365 Copilot is een bedrijfsproject. De invoering ervan binnen organisaties vereist een culturele transformatie, verzekert Econocom ons. Zorg dragen voor datakwaliteit is een fundamentele stap.

“Microsoft 365 Copilot is veel meer dan een tool, het is een teamspeler, een second-in-command,” legt Pascal Van der Vennet, Business Development Director & Partner Manager Microsoft Practice, Econocom Belux uit.

In feite combineert Microsoft 365 Copilot de kracht van grote taalmodellen met organisatorische gegevens – allemaal binnen de workflow – om alledaagse taken te vereenvoudigen door informatie, suggesties, samenvattingen, vertalingen, afbeeldingen en nog veel meer te bieden op basis van behoefte en context.

Deze technologie is nu geïntegreerd in verschillende Microsoft-producten zoals Excel, Outlook, PowerPoint, Teams, Word, enz. In Word bijvoorbeeld kun je met Microsoft 365 Copilot in een oogwenk een concept van een document maken en de AI vragen om het op een bepaalde manier aan te passen. In Excel kan AI gegevens voor je analyseren, inzichten en trends identificeren en visualisaties in Python genereren. In PowerPoint kan de AI automatisch een dynamische, visuele presentatie genereren vanuit een Word-document. Het kan ook automatisch dia’s invullen of illustratieve afbeeldingen genereren. In Teams ten slotte kan Microsoft 365 Copilot vergaderingen voor je bijwonen, de besproken punten samenvatten, de aan jou toegewezen acties identificeren, enz.

Essentiële voorbereiding stroomopwaarts

Het is een stap in de richting van betere samenwerking, hogere productiviteit en optimaal gebruik van gegevens,” zegt Pascal Van der Vennet. “Door uw gegevens voor te bereiden, vol vertrouwen door veranderingen te navigeren, de juiste begunstigden te identificeren, uw medewerkers op te leiden en de kunst van prompts te beheersen, positioneert u zichzelf om het beste uit deze innovatie te halen.”

Hoewel deze digitale teamgenoot ontworpen is om de manier waarop we werken en gegevens organiseren te transformeren, vereist de succesvolle implementatie ervan een nauwgezette voorbereiding, benadrukt Pascal Van der Vennet. Van gegevensorganisatie tot veranderingsmanagement, elke stap telt. “Om alle voordelen te benutten, is voorbereiding vooraf essentieel. De organisatie van gegevens is de sleutel. Het is in zekere zin de brandstof van Microsoft 365 Copilot. Vandaar het belang van de gegevenslevenscyclus. Zorg ervoor dat je nuttige content centraliseert en elimineer tegelijkertijd dubbele bestanden om de efficiëntie te maximaliseren.”

Gegevenshygiëne en -beheer

Ook de kwaliteit van de gegevens is erg belangrijk. Om het nut van Microsoft 365 Copilot te maximaliseren en tegelijkertijd datalekken en onnauwkeurige antwoorden te beperken, is nauwgezette aandacht voor interne gegevensbeheer- en governanceprocessen cruciaal. Pascal Van der Vennet noemt dit “gegevenshygiëne“.

Rapporten, documenten, notulen van vergaderingen en vertrouwelijke dossiers kunnen momenteel op grote schaal toegankelijk zijn binnen organisaties. De sleutel is om ze te beschermen door de nodige voorzorgsmaatregelen te nemen. Wanneer gebruikers interactie hebben met Microsoft 365 Copilot, vragen stellen of taken toewijzen, haalt de AI antwoorden uit alle toegankelijke gegevens, waardoor het risico bestaat dat gegevens onbedoeld worden vrijgegeven of onjuiste antwoorden worden gegenereerd.

Het wordt daarom noodzakelijk om de processen voor gegevensgovernance en -beheer te versterken. “Als er bijvoorbeeld verschillende versies van hetzelfde bestand zijn, kan dit een onjuist antwoord genereren. Of als gebruikers per ongeluk toegang hebben tot bestanden die ze niet zouden mogen hebben, genereert AI antwoorden die vertrouwelijke informatie in gevaar kunnen brengen.”

Kortom, het is essentieel om werkomgevingen correct te configureren. “Zie Microsoft 365 Copilot als een gretige leerling. Hoe meer je het voorziet van – goed – leermateriaal, d.w.z. kwaliteitsdata, hoe beter, sneller en meer aangepast het zal worden aan jouw behoeften.”

Beheer van veranderingen

De implementatie van Microsoft 365 Copilot gaat verder dan de traditionele kwestie van integratie; de adoptie ervan binnen organisaties vereist een culturele transformatie. Om dit te bereiken raadt Econocom een proactieve aanpak aan.

Om te beginnen moet je de fundamentele principes van AI begrijpen. Ze moeten ook beseffen hoe AI de professionele ervaring kan transformeren. De fout, legt Pascal Van der Vennet uit, zou zijn om het te reduceren tot een paar specifieke toepassingen. “Het is waar dat we onmiddellijk denken aan professionals die grote hoeveelheden presentaties en documenten produceren. Zij zijn in feite perfecte kandidaten. Maar zij zijn niet de enigen. Microsoft 365 Copilot kan ook executives, verkopers en meer in het algemeen managers helpen, die ook op zoek zijn naar belangrijke informatie.

Bij deze oefening is het ook cruciaal om weerstand tegen verandering te herkennen en te respecteren. Econocom beveelt specifieke training en workshops aan om verschillen in de snelheid van invoering te verkleinen.

Investeren in Microsoft 365 Copilot is een strategische beslissing,” besluit Pascal Van der Vennet. “Zoals elke kostbare hulpbron is het essentieel om het gebruik ervan te optimaliseren. Het is dus belangrijk om te bepalen wie in de organisatie er het meeste voordeel uit gaat halen. Het zou zinloos zijn om het aantal gebruikers – en dus licenties – tot een paar te beperken. Denk eraan: Microsoft 365 Copilot is een bedrijfsproject“.