Le potentiel de l’impression cloud échappe en grande partie aux PME belges, comme les avantages de la nouvelle génération d’appareils multifonctionnels. Au contraire, les PME retombent plus que jamais sur les clichés en matière d’impression : appareils défectueux, qualité d’impression décevante, coûts à la hausse et perte de temps. Imprimer peut pourtant aussi s’avérer facile, efficace et abordable. Comment changer les mentalités et faire gagner de l’argent aux PME ?
Parlez d’impression à la moitié des PME belges… et elles prendront la mouche ! Ce constat ressort d’une enquête que le bureau d’étude MAS a menée, à la demande d’OKI Systems, auprès de 248 PME belges. Le fait qu’une PME moyenne n’exploite pas les principaux avantages de la nouvelle génération d’appareils multifonctionnels résulte avant tout d’une question d’attitude. Une PME belge moyenne continue à utiliser ses imprimantes exactement comme il y a une trentaine d’années. Exemple : la moitié à peine des PME se servent des fonctionnalités de gestion des documents et de scan et envoi par e-mail -l’utilisateur indique alors à l’imprimante d’ajouter un document papier à un flux de documents numériques ou workflow.
Transparence des coûts
Les imprimantes agacent surtout les entreprises parce qu’elles manquent de fiabilité, engendrent une perte de temps et impliquent des coûts. En fait -et l’étude le révèle- les PME possèdent trop d’imprimantes. Une entreprise peut facilement réaliser des économies en matière d’achats, d’entretien et de fournitures, simplement en réduisant le nombre d’appareils. Selon la situation spécifique de la PME, un modeste parc de 2 à 3 appareils multifonctionnels suffit bien souvent à assister tous les collaborateurs de manière efficace. Alors que les PME s’irritent des coûts liés au parc d’imprimantes, plus de la moitié d’entre elles sous-estiment grandement leur consommation notamment de papier et de toners. Surprenant, non ? Qui plus est, constate OKI Systems, les PME n’ont en général aucune idée de ce que leurs imprimantes leur coûtent.
Plus de 50% des PME n’ont signé aucun contrat tout compris avec un partenaire pour l’utilisation de leur imprimante. Pratiquement 70% des PME de 5 à 9 collaborateurs n’ont aucun contrat tout compris. Pourtant, ce type de contrat portant sur des services d’impression gérés permet de réduire sensiblement les frais de gestion d’impression et de documents. À cet effet, le partenaire se charge de l’optimalisation de l’environnement d’impression -le bon appareil au bon endroit- mais également de la gestion, des fournitures et de l’entretien. Résultat : l’entreprise voit baisser ses frais d’impression et bénéficie parallèlement d’un plus grand confort d’utilisation, dans un environnement à la fois sécurisé et fiable. Un contrat tout compris garantit en outre une transparence des coûts. La PME paie par page et peut suivre ainsi les coûts de production de ses documents.
L’impression cloud : une occasion manquée
Le cloud offre lui aussi en matière d’impression une foule de nouvelles fonctions. L’étude révèle que pratiquement la moitié des PME belges sont familiarisées avec le concept d’impression cloud, c’est-à-dire l’envoi par Internet d’un ordre d’impression à une imprimante à partir de n’importe quel appareil (par exemple un smartphone ou une tablette). Si un chef d’entreprise sur deux a déjà entendu parler de l’impression cloud, quasi 86% des PME semblent pourtant ne pas vouloir franchir le pas. Autrement dit, les PME jurent par l’approche traditionnelle de l’environnement d’impression. L’ironie, observe OKI Systems, veut qu’elles se retrouvent dès lors avec trop d’appareils et des coûts trop élevés…
Un accès contrôlé aux imprimantes
Les PME belges manquent plus d’une occasion de réaliser des économies en matière d’impression. À la pléthore d’appareils -bien souvent dépassés- et à tous les frais d’antan, s’ajoute en plus le fait que les collaborateurs bénéficient généralement d’un sauf-conduit pour utiliser l’imprimante de manière illimitée. Or, la nouvelle génération d’appareils multifonctionnels simplifie justement la gestion en donnant aux membres du personnel accès à l’imprimante en fonction de leur rôle ou de leurs responsabilités. Par ailleurs, souligne encore OKI Systems, les imprimantes peuvent intégrer des mesures de réduction des coûts, quand elles sont paramétrées par exemple pour lier l’usage d’impressions couleur à une fonction déterminée au sein de l’entreprise, ou imprimer par défaut en recto verso.
