Quatre conseils prodigués par les experts en recrutement de Robert Half pour optimiser l’onboarding dans un environnement de travail hybride. 

Comment les entreprises peuvent-elles s’assurer que leurs nouveaux collaborateurs en télétravail soient opérationnels, alors que la distanciation sociale et le travail hybride sont les nouvelles normes ? C’est revoir la question de l’onboarding.

Pour Robert Half, accueillir de nouvelles recrues via un programme d’intégration structuré est aujourd’hui indispensable pour les entreprises. Une composante essentielle pour que les nouveaux collaborateurs soient rapidement opérationnels dans leur fonction, comprennent la culture d’entreprise et disposent de tous les outils nécessaires pour réussir.

Investissez dans la bonne technologie

Votre entreprise fournit peut-être un ordinateur portable, un téléphone ou d’autres équipements bureautiques aux nouveaux collaborateurs travaillant à distance. Assurez-vous qu’ils les reçoivent en amont de leur premier jour de travail, recommande déjà Robert Half. Les outils leur permettant d’accéder immédiatement à leur messagerie électronique, et les réseaux internes de l’entreprise sont indispensables. Le problème le plus courant lié à l’onboarding est une mauvaise configuration des outils technologiques. Et l’absence du matériel requis. Un accès aux bons outils et à la bonne technologie dès la prise de fonction montre aux nouveaux collaborateurs que vous considérez leur intégration comme une priorité.

Les nouveaux collaborateurs interagissent beaucoup avec la personne en charge du processus d’onboarding, mais il n’est pas toujours évident pour les autres membres de l’équipe de mettre temporairement de côté leurs tâches quotidiennes afin de faire connaissance avec les nouvelles recrues. L’onboarding à distance ne fait qu’accentuer ces défis, puisqu’il est encore plus difficile pour les salariés en télétravail de nouer des relations constructives avec leurs collègues et leur manager sans contact en présentiel. Utilisés efficacement, les logiciels de visioconférence tels que Skype, Teams ou Zoom s’imposent logiquement comme des solutions à cette nouvelle configuration de travail.

Définissez des attentes réalistes

Beaucoup de collaborateurs en télétravail sont extrêmement sérieux et autonomes dans leur quotidien de travail, mais ils peuvent parfois être tentés de travailler sans relâche pour maintenir leur visibilité. Certains salariés risquent donc de présenter des symptômes de burn-out ou d’avoir l’impression que leurs efforts ne sont pas reconnus à leur juste valeur.

Les managers peuvent aujourd’hui éviter ces problèmes en créant dès le départ des plannings adaptés à chacun et en concevant des programmes pour les nouvelles recrues. Lorsque les télétravailleurs savent ce qu’on attend d’eux, ils sont plus enclins à s’autoriser des pauses et à apporter des contributions constructives.

Instaurez une culture de l’entraide au sein de l’équipe

Une nouvelle recrue a tout intérêt à rencontrer les managers de son département ou les collègues avec qui elle pourrait être amenée à travailler. Pour favoriser le sentiment d’intégration des collaborateurs en télétravail, organisez une réunion d’équipe virtuelle. Ils obtiendront ainsi des informations précieuses sur la façon dont les membres de l’équipe interagissent, mais aussi sur le déroulement d’une journée type et le fonctionnement de l’entreprise. De plus, montrez aux nouvelles recrues que l’entreprise soutient leur développement professionnel en leur assignant un mentor qu’elles pourront rencontrer via Zoom ou Teams. C’est aussi l’occasion pour les deux parties de faire connaissance et d’initier une collaboration fructueuse.

Créez un plan de coaching

Dès le départ, les managers doivent saisir toutes les occasions de nouer des relations avec les nouveaux membres de leur équipe. Ils doivent les aider à comprendre leur organisation et celle de l’entreprise. Faites régulièrement et fréquemment le point avec les nouvelles recrues pour suivre leur évolution, insiste Robert Half.

Gardez en tête que si elles rencontrent des difficultés, elles ne le diront pas toujours, par crainte de paraître incompétentes. Posez quelques questions ouvertes à vos salariés en télétravail pour éclaircir ce qui doit l’être et dissiper les incompréhensions. Planifiez une réunion hebdomadaire pour répondre à leurs questions, aborder les exigences du poste de façon plus approfondie, échanger sur la culture d’entreprise et le fonctionnement de l’équipe, mais aussi sur leur priorités et objectifs. Tout comme le télétravail peut être un défi pour ceux qui sont habitués à travailler dans un bureau traditionnel, les managers doivent veiller à ce que les nouvelles recrues à distance soient opérationnelles dès le premier jour. Il est encore plus important de dialoguer, de prendre du temps pour répondre aux questions et donner votre feedback. Les salariés en télétravail qui se sentent liés à leur équipe et à leur entreprise sont d’autant plus motivés à apporter des contributions concrètes et positives à l’entreprise.