Oodrive dématérialise les contrats de franchise d’Alain Afflelou

Oodrive dématérialise et sécurise les échanges avec son réseau de franchisés de la chaîne de magasins d’optique Alain Afflelou.

Oodrive vient d’installer sa solution CertSign pour dématérialiser les contrats des franchisés d’Alain Afflelou et permettre la contractualisation à distance grâce à une signature électronique. Cette solution de signature électronique peut, en effet, servir de preuve en cas de litige et répondre aux exigences légales d’identification du signataire d’une part, et d’intégrité du document d’autre part.

Premier franchiseur d’Europe, le groupe affiche 1 400 magasins et une présence dans 15 pays. C’est en février 2016 que la chaîne de magasins d’optique a marqué le souhait d’accélérer sa digitalisation, mais surtout sécuriser ses échanges avec son réseau de franchisés.

«Avant le déploiement de la solution CertSign, la gestion des contrats était chronophage et coûteuse. Désormais nous disposons d’une solution totalement intégrée dans le quotidien de la direction juridique et de nos franchisés. Ce nouveau procédé fait dorénavant tellement partie de nos nouvelles méthodes de travail que nous envisageons d’étendre la solution à d’autres documents devant être signés», indique Ludovic Tassy, CIO, Groupe Alain Afflelou.

Depuis son déploiement, en effet, le groupe a réduit sensiblement le nombre d’allers-retours et de manipulations nécessaires à l’ouverture d’un contrat avec le franchisé. Les contrats ne sont plus envoyés par recommandés, mais mis à disposition sur le portail sécurisé de la solution. Et grâce au développement d’API, les documents sont ensuite signés par les franchisés et contresignés au niveau du groupe, et ce directement sur la plateforme.

Par ailleurs, afin de garder la maîtrise totale de la confidentialité des informations partagées avec les franchisés, le groupe a aussi opté pour la solution PostFiles d’Oodrive qui permet de restreindre l’accès aux fichiers et de piloter l’activité des utilisateurs. «Nous avons dû sensibiliser nos équipes sur l’importance d’utiliser des outils conçus pour l’entreprise. L’adhésion à PostFiles s’est faite très rapidement, d’autant plus que la solution fluidifie les échanges entre franchiseurs et franchisés», témoigne Ludovic Tassy.

PostFiles a été déployé en premier lieu au sein de la direction juridique. En effet, les fichiers volumineux échangés par les personnes du service comportaient tous un caractère confidentiel. De plus, PostFiles s’intègre facilement à l’environnement de travail existant, dont Outlook. Grâce à un plugin s’intégrant à la messagerie, les utilisateurs se servent de PostFiles de manière totalement transparente : lorsqu’ils ajoutent une pièce jointe à leur email, la solution prend le relai sans que l’utilisateur n’ait à intervenir.