Solution RFID totale signée PHI DATA aux Musées royaux des beaux-arts de Belgique. Elle automatise l’inventaire de 3 500 œuvres d’art.
Automatisation de l’inventaire des 3.500 oeuvres intégrées à la base de données des Musées royaux des beaux-arts de Belgique. La technologie RFID améliore la précision de l’inventaire, limite à un minimum les manipulations à risque et permet de consulter à tout moment un historique détaillé des mouvements des œuvres d’art.
Jusqu’ici, ce sont les conservateurs qui ont toujours archivé, inventorié et tracé les œuvres d’art dans les dépôts comme dans les salles des MRBAB. Un travail manuel. Par ailleurs, lorsque des œuvres d’art changent de site, leurs déplacements doivent être consignés minutieusement. Vu qu’il s’agit d’une très grande collection, ces activités nécessitent beaucoup de main-d’œuvre et de temps.
Les MRBAB se sont donc mis en quête d’un système d’automatisation qui rende l’inventaire plus rapide et efficace; la solution devait également permettre de suivre les mouvements des œuvres d’art entre les différents bâtiments et de mettre automatiquement à jour la base de données. «Notre préférence se portait sur un système basé sur du hardware et un logiciel, explique Frederik Leen, Directeur du département d’Art moderne, qui a mis sur pied un programme pour cet aspect de la gestion des collections avec Maarten Lousbergh, Chef de service Security & Facility du musée. Nous cherchions en fait un système global que nous puissions connecter à notre base de données et qui nous permette de gérer nos actifs de façon fluide.»
Un marché public a été lancé, au terme duquel PHI DATA s’est imposé. «Non seulement la solution proposée était la plus avantageuse d’un point de vue économique, mais elle combinait les technologies les plus récentes à des modalités d’application simples et à un confort d’utilisation au quotidien», déclarent Frederik Leen et Maarten Lousbergh.
Une étiquette RFID sur chaque oeuvre
PHI DATA a proposé une solution qui utilise la technologie RFID et un logiciel élaboré sur mesure, IDAsset. Chaque œuvre d’art reçoit une étiquette RFID qui lui attribue une identité unique. Ces étiquettes peuvent être lues par les scanners à main des conservateurs ainsi que par des portails dotés d’antennes placés à des endroits stratégiques.
Dans la pratique, cela signifie que toutes les œuvres dans les salles et les dépôts sont automatiquement scannées via la technologie par radiofréquence des scanners à main. Grâce au logiciel IDAsset de PHI DATA, la base de données est automatiquement notifiée de la localisation précise d’une œuvre d’art.
En cas de déplacement d’une salle à l’autre, les œuvres passent dans les portails, qui enregistrent également les étiquettes RFID. Ces portails sont configurés de telle sorte que les déplacements sont automatiquement enregistrés.
Du fait de la lecture de l’étiquette RFID et de la détection de la direction dans laquelle une œuvre se déplace à travers un portail, la base de données montre dans quelle pièce se trouve une œuvre et quand elle a été déplacée. Le logiciel veille également à ce que la base de données soit automatiquement mise à jour.
La technologie RFID améliore la précision de l’inventaire, limite à un minimum les manipulations à risque et permet de consulter à tout moment un historique détaillé des mouvements des œuvres d’art. PHI DATA et les musées ont opté pour des étiquettes RFID passives. Elles sont si petites qu’elles peuvent être appliquées sur les œuvres d’art sans les détériorer. Autre avantage : elles ne doivent pas être remplacées car elles ne contiennent pas de piles qui sont déchargées après deux à trois ans.
Une imprimante est également incluse à la solution proposée. Celle-ci imprime des informations visuelles sur les étiquettes RFID. Le conservateur dispose donc aussi bien des informations numériques de son lecteur RFID que des informations visuelles présentes sur l’étiquette. Ceci facilite grandement son travail.
20.000 oeuvres
La collection comporte des œuvres de grande valeur. C’est pourquoi elles sont conservées et transportées dans des caisses spécialement fabriquées à cette fin. Il était donc primordial que les étiquettes RFID, les portails et les lecteurs soient suffisamment puissants pour lire «à travers» les caisses.
«Là aussi, nous avons été agréablement surpris, ajoute Frederik Leen. Nous avons testé la puissance du RFID en plaçant des œuvres dans une double caisse. Le résultat fut très positif, y compris dans les passages difficiles, les grands couloirs et les portes en acier.»
Alors que la phase de test est finie, l’installation suivra dans les prochains mois. Les MRBAB sont en train de poser les câbles électriques et les équipements. PHI DATA va ensuite configurer les portails, implémenter le logiciel et l’interconnecter avec la base de données. «Nous procéderons à des tests et des essais au cours du deuxième semestre. Si tout se déroule comme prévu, le grand inventaire suivra au début de 2017, après quoi nous effectuerons la mise en service complète, déclare Maarten Lousbergh. L’objectif est de transposer ensuite ce projet dans les autres départements des musées et de dresser l’inventaire d’une grande part des 20 000 œuvres au moyen d’une solution RFID.»
