«Priorité aux stratégies innovantes de facturation et de paiement, aux canaux de financement alternatifs, aux réseaux d’entreprises en temps réel et aux outils d’analyse de précision ! Cette ‘nouvelle façon de payer’, grâce à la facturation électronique et aux systèmes de rapports, connaît une forte croissance. A la clé, plus de transparence financière, une meilleure rationalisation des processus d’entreprise, ainsi qu’une collaboration plus poussée entre partenaires commerciaux nationaux et internationaux», analyse Pieter Geeraerts, Country Manager, Basware Belgium.
Le constat est sans appel : même si l’on assiste à une amélioration des perspectives économiques globales, les entreprises restent toujours sous pression, elles se doivent d’optimiser leurs flux de trésorerie.
Pour soutenir sa vision, Basware fait référence à l’étude récente State of Accounts Payable menée par TAPN (The Accounts Payable Network), la plus grande organisation au monde de gestionnaires de créances.
Quatre tendances fortes pour 2015. La première concerne notre pays, à la pointe du paiement électronique. En Belgique, les paiements sont quasi complètement informatisés alors que d’autres entreprises dans le monde utilisent encore des chèques en papier. La mise en place, en 2002, du marché unique européen pour les paiements a fortement stimulé le paiement électronique.
Deuxième tendance : la gestion de créances dans le cloud. Une installation à tout le moins durable. «L’incroyable croissance de SaaS offre des solutions de niche conviviales qui sont gérées au niveau du département, ajoute Pieter Geeraerts. Les collaborateurs des services financiers et d’achats ont directement la main sur le contrôle et ne dépendent plus de leur département informatique.»
Le traitement des factures de fournisseurs et des notes de frais s’effectue beaucoup plus efficacement grâce à l’automatisation des processus de contrôle, d’approbation et de paiement, indépendamment du planning des déplacements ou des congés des collaborateurs. En payant automatiquement les factures qui sont approuvées, les entreprises bénéficient aussi de réductions accordées aux payeurs rapides et d’avantages immatériels en termes de réputation. Les collaborateurs du service créances utilisent plus intensivement les réseaux d’entreprises en ligne, ce qui leur permet de communiquer globalement et en temps réel avec leurs partenaires commerciaux.
Troisième tendance, la trésorerie demeure la priorité, tant pour les acheteurs que pour les fournisseurs. Les entreprises tentent d’améliorer leurs flux de trésorerie par un timing optimal des dépenses et des recettes. L’arrivée de sources alternatives de financement constitue un autre développement : par leur biais, les fournisseurs deviennent moins dépendants de leurs clients en matière d’optimalisation des flux de trésorerie.
En interne, les départements créanciers sont tenus responsables, sur base de leur capacité à payer les factures dans le délai légal. L’étude de TAPN indique que ce sont en moyenne 83% des factures entrantes qui sont payées à temps. Le délai de paiement moyen est de 34 jours.
Les réductions accordées aux payeurs rapides sont de plus en plus courantes : 14 % des factures entrantes offrent cette possibilité. Hélas, seulement 58% des réductions proposées sont effectivement opérées. La marge d’amélioration des processus de paiement des entreprises est donc encore bien grande.
Quatrième tendance : la demande des managers pour des outils d’analyse et de rapport en temps réel. Des logiciels d’analyse sophistiqués sont installés pour informer le réseau de clients et de fournisseurs et pour déterminer les tendances sous-jacentes des achats, des dépenses et des paiements. Grâce à une analyse précise de tout le trajet purchase-to-pay, les dirigeants peuvent réduire les coûts, améliorer le cycle de conversion de la commande à l’encaissement et amener les prestations financières de leur société vers de nouveaux niveaux.
Une meilleure vue des flux de trésorerie conduit finalement à un travail d’équipe plus réussi : que l’on parle de collaboration entre départements internes (gestion des créances, finances et achats par exemple) ou externes (entre partenaires commerciaux), le progrès est là.
«Les dirigeants d’entreprises ont besoin de données en temps réel, confirme Pieter Geeraerts. A cet égard, le cloud computing et une capacité de stockage pratiquement illimitée offrent à la fois des opportunités et un défi. L’accent se porte sur les informations à forte valeur ajoutée plus que sur le matériel et les données. Dans les départements finances et achats, nous visons une intégration plus forte de l’e-invoicing, de l’e-ordering et de l’e-payment. Les managers disposent ainsi d’une meilleure vue sur les flux de trésorerie; le processus de facturation est aussi plus rapide et le fonds de roulement peut être réduit, même lorsque les clients allongent leurs termes de paiement.»
