Pannes, piètre qualité d’impression, temps perdu à attendre les sorties, frais de fonctionnement… Dès qu’on parle d’imprimantes, la frustration est grande dans plus de la moitié des PME belges. Mais exploitent-elles les opportunités qu’offrent les nouveaux équipements ?
Tel est le constat que fait l’institut de sondage MAS, qui a effectué à la demande d’OKI un sondage auprès de 248 PME belges. Les réponses font apparaître en premier lieu que la PME a souvent trop d’imprimantes. Une PME employant entre 10 et 19 personnes dispose en effet de… pas moins de 7 imprimantes en moyenne ! En abaissant fortement ce nombre, la PME peut réaliser une économie importante au niveau de l’achat, de l’entretien et des consommables. En fonction de la situation spécifique dans l’entreprise, un parc de 2 à 3 multifonctions suffit sans doute à servir efficacement tous les collaborateurs.
Il ressort par ailleurs de la consultation que la PME belge moyenne utilise ses imprimantes exactement de la même façon qu’il y a trente ans. Pas moins de 30% des PME utilisent toujours régulièrement la fonction de télécopie de l’imprimante ! Par contre, la moitié des PME utilisent à peine les fonctionnalités existantes de gestion des documents et numérisation vers e-mail, avec lesquelles l’imprimante peut numériser un document qui peut alors s’intégrer à un flux digital de documents ou à un workflow.
Plus de la moitié des répondants indiquent être irrités par un ou plusieurs aspects liés à l’utilisation de l’imprimante. Parmi les contrariétés déclarées, soulignons le manque de fiabilité, la perte de temps suscitée par l’utilisation de l’imprimante et la qualité d’impression décevante.
Autre source de mécontentement : les frais du parc d’imprimantes. En même temps, plus de la moitié des PME sous-estiment fortement leur consommation de papier et de toner. Plus encore, la majorité des PME n’ont aucune idée de ce que coûte vraiment l’imprimante à la société.
Plus de 50% des PME n’ont pas de contrat forfaitaire avec un partenaire pour l’utilisation de l’imprimante. Presque 70% des PME comptant 5 à 9 employés n’ont pas de contrat forfaitaire. Pourtant, un tel contrat de gestion de services d’impression offre la possibilité d’abaisser sensiblement les frais d’impression et de gestion des documents. Dans ce cadre, le partenaire s’occupe non seulement de l’optimisation de l’environnement d’impression -avec l’appareil correct à l’endroit correct- mais aussi de la gestion, des consommables et de l’entretien.
Résultat ? L’entreprise abaisse ses frais de consommation, tout en profitant d’une plus grande facilité d’emploi dans un environnement sûr et fiable. Qui plus est, un contrat forfaitaire assure la transparence des frais. La PME paie par page et discerne donc mieux les frais réels de production de ses documents.
