Les réunions hybrides ne s’improvisent pas, assure Ricoh. Souvent, les entreprises auront à se réinventer pour relever ce nouveau défi. Quelques pistes de réflexion.

Devenues inévitables, les réunions hybrides ne sont pas toujours évidentes à mettre en oeuvre. Et encore moins efficaces. Il en résulte un vrai défi tant pour les services du personnel que les départements IT…

« Commencez par élaborer une stratégie de travail hybride, conseille Ricoh. C’est un nouveau format, qui exige des accords clairs.  Réfléchissez-y en tenant compte de la culture d’entreprise, des différents profils au sein des équipes. » De fait, les profils créatifs ont sûrement d’autres besoins que les chefs de projet et les commerciaux. Ils ont peut-être envie d’écrire ou de dessiner sur les documents. Les commerciaux, eux, se contenteront le plus souvent de faire une présentation. Nul besoin d’investir des sommes faramineuses dans des espaces saturés de technologies. L’important, c’est surtout de prévoir les bonnes technologies.

Privilégier la simplicité

Choisissez des espaces de réunion faciles à utiliser. La plupart des salles sont équipées de toute une série d’outils : écrans, télécommandes, câbles, etc. « Pour la commodité de chacun, choisissez un système simple. Vos salariés ne sont pas tous des as de l’informatique. La salle de réunion doit donc offrir un grand confort d’utilisation. Que vos collaborateurs relèvent des services IT, HR, communication ou administration, peu importe : un système global et convivial accroîtra l’efficacité des réunions. Il suffit de cliquer sur ‘join’ et le travail peut commencer ! »

Autre conseil : harmoniser les équipements techniques. La simplicité est synonyme d’efficacité -cela vaut aussi pour les appareils. Si chaque salle de réunion est équipée d’autres outils, les utilisateurs devront à chaque fois s’identifier et se connecter de manière différente. Ce type de situation génère du stress, de la frustration et du retard au démarrage de la réunion, alors que vos salariés sont déjà si occupés. « Veillez donc à ce que chaque espace de réunion de l’entreprise dispose des mêmes équipements. Ainsi, vos collaborateurs pourront se connecter les uns aux autres en toute facilité. »

Deux écrans dans le même espace !

Ne pas lésiner sur la qualité. Dans une réunion hybride, chaque participant doit bénéficier d’une bonne qualité audio et vidéo, pour voir et entendre les autres avec un maximum de clarté. « C’est pourquoi nous vous conseillons d’utiliser deux écrans dans l’espace de réunion : un qui affiche la présentation et un autre qui diffuse en permanence l’image des participants, afin que chacun puisse voir les réactions de ses collègues. Une bonne connexion Internet est évidemment indispensable, tant pour les personnes dans la salle que pour les télétravailleurs. »

Connectivité à 100 %. Autrement dit, veillez à assurer une connexion efficace entre tous les appareils. Des ordinateurs, tablettes, smartphones, écrans et autres accessoires qui se connectent en un tournemain : voilà ce qui fait la différence. Et avec les nouvelles technologies standards, cette connexion se fait en toute sécurité et simplicité. « Un seul clic suffit pour partager son écran à distance : de quoi donner le sourire à tous vos salariés ! »

Une vue globale

Quant à la gestion des salles de réunion, elle doit s’inscrire dans une gestion globale du lieu de travail hybride, conseille encore Ricoh.

« Vos salariés ont besoin d’une interface simple, qui leur offre tout le nécessaire pour organiser leur nouveau mode de travail. Ils pourront ainsi vérifier quel collègue travaille depuis quel endroit, s’il y a des places disponibles au bureau, s’il reste des places de parking ou des bornes de recharge, etc. »