S/4HANA à la RTBF. Pas un produit, mais une solution

Un an, au départ d’une page blanche, pour déployer SAP S/4HANA, ses modules Achats et Finance ainsi qu’un logiciel spécifique aux métiers du broadcast. Tel était le défi lancé par la RTBF. NRB l’a relevé.

Pas moins de 20.000 factures par an totalisant 110 millions EUR, dont seulement 4.000 demandes d’achats. Si la plupart des achats peuvent être planifiés, d’autres ne le sont pas nécessairement ou ne peuvent l’être. Couvrir l’actualité peut exiger des ressources variées à mettre en oeuvre rapidement. Quant au processus des achats, il peut être lourd : création de la demande d’achat, validation du besoin, création du bon de commande, validation de celui-ci, réception du besoin, validation du marché (s’il s’agit d’un marché public), facturation…

«Bien que le département Finance maîtrise les processus des marchés publics, l’ensemble du processus d’achat est lourd et n’est pas systématiquement suivi par l’ensemble de l’organisation. Ainsi, illustre Cécile Gonfroid, à la tête de la DGTE (Direction Générale Technologies & Exploitation) de la RTBF, un producteur peut fort bien décider d’acheter une plante verte chez le fleuriste du quartier pour l’émission du jour. Il convenait donc de structurer les achats, mais aussi de standardiser les processus…»

Revoir les processus d’achats, mais pas seulement. En lançant le projet Neopro, la RTBF avait l’ambition de moderniser la finance au sens large. Ses applications informatiques dans le domaine dataient des années nonante; elles ne pouvaient plus évoluer. D’une manière générale, les processus étaient archaïques. Par exemple, les demandes d’investissement se faisaient encore à la main et étaient envoyées en version papier via signataire. Et si quelqu’une était en congé, la procédure pouvait prendre des semaines sans que l’on sache où se trouvaient les documents…

Neopro, la finance au service de la performance

En janvier 2016, la Direction Finance, en collaboration avec des contrôleurs de gestion des lignes de métiers, a déterminé sa vision et ses objectifs en ligne avec la stratégie de la RTBF. En ce sens, Neopro, projet de modernisation piloté par la DGTE et la Finance, a l’ambition de mieux servir les unités métiers grâce à des processus simplifiés, grâce aussi à un outil informatique plus adapté aux besoins : SAP S/4HANA, le module Finance et le logiciel VimBiz de VimSoft. «Lancé en production en janvier 2017, Neopro apporte une valeur ajoutée transversale par la modernisation des outils et des processus pour une performance accrue des fonctions finance et achats, résume Cécile Gonfroid. Deux objectifs étaient visés : générer un meilleur reporting en soutien à la prise de décision et réaliser des achats rationalisés pour une gestion des ressources plus efficace. Tous deux ont été atteints !»

Un an, quasi jour pour jour, pour mener un tel projet : un vrai défi ! La clé du succès ? En interne, un travail d’équipe liant l’IT à travers la DGTE et la direction financière; un travail d’équipe, aussi, avec les partenaires : NRB comme conseiller et intégrateur SAP et Deloitte pour accompagner le changement.

Clés du succès

«Si le projet a été parfaitement délimité et si nous avons opéré dans un périmètre constant, en particulier sur le plan budgétaire, nous avions avant tout la volonté de travailler ensemble et, plus encore, de réussir ensemble, analyse Cécile Gonfroid. Ce qui suppose beaucoup communiquer, être conscient de ses propres compétences et donc de ses limites et, finalement, s’engager.»

Et de poursuivre : «A chacun ses compétences. Seuls, jamais nous n’aurions pu mener ce projet. NRB a pleinement joué son rôle d’intégrateur, mais aussi de conseiller. Leur support a été permanent. Pour notre part, nous nous sommes pleinement investi dans l’expression de nos besoins en formulant au mieux nos processus.»

Autre clé du succès : le fait d’avoir adapté ses processus au nouveau progiciel et non pas l’inverse, renchérit Frédéric Romain, Responsable de la division du secteur Applications de Gestion à la RTBF. «Au total, nous avons enregistré 4% du budget initial en change request, ce qui est fort peu. Ce faisant, nous mettions toutes les chances de notre côté…»

Au départ, un vaste travail exploratoire

La RTBF s’est investie dans la rédaction de l’appel d’offres : précis, avec des objectifs clairement déterminés. Pour la DGTE, la notion de périmètre était fondamentale. De même, l’équipe a rencontré un grand nombre de fournisseurs : 12 pour le RFI (Request for Informations), puis 7 pour le RFP (Request for Proposal). La sélection, qui a suivi, a été rigoureuse, comprenant des présentations, des interviews et, bien évidemment, des PoC (Proof of Concepts). Ce travail préparatoire s’est étiré sur 14 mois. Et d’importantes ressources ont été sollicitées. Ainsi, pour la cotation, pas moins de 28 collaborateurs de la RTBF ont été sollicités, chacun dans son domaine d’expertise.

«La phase des PoC a été déterminante, estime Cécile Gonfroid. Trois soumissionnaires SAP y ont participé. Très vite, NRB s’est distingué. Avec eux, nous avons compris que nous allions pouvoir répondre à nos besoins tout en maintenant au minimum le nombre de demandes de modification, ce qui ne pouvait que nous rassurer quant aux conditions de réalisation du projet, aussi bien en termes de délais que de budget. Au cours de cette étape, nous avons également pu rencontrer les personnes qui allaient réellement prendre en charge le projet. Il était important pour nous d’identifier les bonnes personnes, de savoir aussi que c’était avec elles que nous allions travailler. Et ce fut le cas. C’est là que nous avons pris conscience que NRB ne nous proposait pas un produit, mais réellement une solution !»

Dans le cloud privé de NRB

Dans la phase de sélection, deux progiciels se sont imposés : Microsoft Dynamics et SAP S/4 HANA. Avec, très vite, un avantage pour ce dernier. «Nous avons apprécié la souplesse de S/4 HANA et la simplicité au niveau de la présentation générée par Fiori qui transforme littéralement  l’expérience utilisateur», relève Frédéric Romain. Pour le warehouse management, seul NRB a proposé un logiciel spécifique, un pure média : VimBiz du canadien Vimsoft. Cette suite logicielle fournit un ensemble d’outils puissants permettant de planifier les ressources matérielles, gérer les services et les achats qui y sont liés, mais aussi et, plus largement, les stocks.

La solution tourne dans le cloud de NRB. «Hormis tout ce qui touche à notre core business, c’est-à-dire les contenus que nous créons et diffusons, nous étudions l’opportunité d’externaliser, enchaîne Cécile Gonfroid. C’est ainsi que nous avons opté en faveur d’Office 365 pour la bureautique. De la même manière, nous avons opté en faveur du cloud NRB pour héberger notre suite logicielle S/4 HANA et VimBiz, c’est le meilleur choix, le plus sûr et le plus économique partant du fait qu’il nous serait difficile de rivaliser avec un prestataire spécialisé en termes d’expertise. Demain, quand nous lancerons notre projet SIRH, pour la gestion de nos ressources humaines, nous envisagerons également l’opportunité du cloud.»