Pour remplacer diverses solutions utilisées dans différentes entités de l’entreprise -telles que les systèmes de gestion des commandes, du stock et la comptabilité-, EVS a adopté Microsoft Dynamics AX 3.0 en tant que plateforme principale. C’était il y a dix ans. «L’ambition, alors, était de répondre à toutes les exigences de l’entreprise au moyen d’une solution unique intégrée, explique Philippe Gilbert, IS Manager, EVS. Nous avons opté en faveur d’une solution intégrant les ventes, les commandes, la production, la logistique, et d’autres modules.»
Malheureusement, le projet a échoué. A l’époque, Dynamics AX n’était pas encore la solution mûre et aboutie qu’elle est aujourd’hui… et EVS ne savait pas comment rationaliser ses processus, ni comment préparer ses employés.
Entretemps, des applications web ont été développées, notamment pour la gestion des commandes et du processus de livraison. Résultat ? Un morcellement de l’environnement IT, caractérisé par une juxtaposition d’îlots séparés. «Nous savions qu’il n’était pas possible de poursuivre dans ces conditions; nous savions aussi qu’un long et complexe processus de gestion du changement nous attendait…»
Susciter un intérêt nouveau pour un autre projet Dynamics AX
Un audit a confirmé que l’entreprise avait besoin rapidement d’un back-office performant. «L’audit a surtout confirmé l’échec du projet initial. Il était clair que nous devions poursuivre sur notre lancée avec Dynamics AX, mais nous étions en quête d’un partenaire pour nous épauler.»
Alors que l’entreprise recherchait un partenaire possédant la taille, les compétences et l’expérience adéquates, EVS a choisi de lancer le nouveau projet ERP avec Avanade. «Nous utilisions déjà avec succès leurs modules de comptabilité et de gestion des créditeurs, ce qui nous a permis de nous concentrer sur les fonctionnalités qui nous faisaient défaut depuis si longtemps», poursuit Philippe Gilbert.
L’optimisation de la gestion des débiteurs était la clé du succès du projet. «Nous nous sommes donc attaqués en priorité à ce volet. En fin de compte, le but est de vendre, n’est-ce pas ? Pour nous, il était donc absolument indispensable de disposer d’une interface unique et intégrée pour toutes les activités de vente et de dépôt, y compris la location et le leasing d’équipements.» Outre la gestion des débiteurs, EVS a aussi mis en place des fonctionnalités de gestion des transactions inter-entreprises, de gestion du stock et des processus logistiques.
EVS s’est aussi employé à souligner les avantages de Dynamics AX et à vanter cette solution auprès de ses collaborateurs. Philippe Gilbert : «On a monté un petit roadshow, dans le but de montrer en quoi Dynamics AX pouvait nous être utile dans nos différents sites de par le monde. Nous avons organisé un séminaire afin d’expliquer cette approche ERP à nos managers et à nos employés clés, en mettant l’accent sur la nécessité de collaborer tous ensemble plutôt que de travailler en îlots.»
Sensibiliser, motiver
Selon Philippe Gilbert, la clé du succès de l’ERP réside dans cette campagne d’information. «Notre première démarche a consisté à expliquer toute la chaîne de valeur d’une solution ERP. Le fait d’expliquer les avantages apportés à l’échelle globale par l’ERP dans les processus d’EVS et l’amélioration de sa chaîne de valeur a été, à mes yeux, le réel succès du projet.»
Parallèlement, l’entreprise a mis un point d’honneur à recueillir les questions et souhaits de ses collaborateurs. «C’est aussi un des ingrédients de ce succès : être à l’écoute et prendre toutes les suggestions très au sérieux.»
L’autre facteur qui a joué était le soutien sans faille d’un partenaire fiable. «Avanade dispose d’une équipe de base très performante en Belgique, et d’un excellent réseau international. Avanade nous a apporté la compétence nécessaire, ainsi qu’une gestion de projet et une structure organisationnelle optimales. C’est la solution qu’il nous fallait, car EVS est une organisation complexe, fondée sur des processus qui le sont tout autant.»
Combinaison avec une plate-forme CRM.
Il y a sept ans, EVS a lancé un projet avec Microsoft Dynamics CRM. Mais à l’instar de l’implémentation ERP initiale, ce projet n’a pas été accueilli avec beaucoup d’enthousiasme. «Dynamics CRM a été déployé uniquement pour l’usage de l’équipe commerciale européenne, explique Philippe Gilbert. Les autres régions ont préféré continuer à utiliser leurs solutions habituelles. Comme aucune d’entre elles n’était intégrée, le CRM n’a pu être géré au niveau du groupe.» Compte tenu de la croissance constante de l’entreprise, EVS a estimé qu’il était nécessaire de relancer aussi le chantier CRM. «Ce ne fut pas simple de fédérer toutes nos équipes commerciales, de choisir la meilleure conception de l’application ni d’assurer l’intégration avec AX.»
Avanade a intégré les key master data (catalogue des produits et des clients) de Dynamics AX dans Dynamics CRM, en y ajoutant une strate de Business Intelligence. Pour sa part, EVS défini des cubes BI pour le grand livre, les créditeurs, les débiteurs, les opportunités CRM et les offres de produits. À l’heure où l’entreprise diversifie ses activités commerciales, il lui était nécessaire de disposer d’une vue d’ensemble de tous ses flux de revenus. Le reporting généré à partir des cubes BI est publié, in fine, dans l’environnement Microsoft SharePoint d’EVS.
«Nous optimisons en permanence notre démarche de reporting, poursuit Philippe Gilbert. Pas à pas, nous supprimons les interventions manuelles des processus ‘budget’ et ‘reporting’.» Ces avancées se traduisent par des processus de budgétisation automatisés, sans la moindre erreur humaine, ce qui accélère la prise de décision.
Le nouveau système d’information déployé par Avanade avec Dynamics AX est appelé à jouer un rôle clé, en permettant aux managers de réagir plus promptement aux opportunités commerciales. «À bien y réfléchir, le projet ERP n’a pas été motivé par un objectif isolé, conclut Philippe Gilbert. Il a pour but d’améliorer l’efficacité d’ensemble de nos processus opérationnels. L’objectif était multiple. Même si les résultats ne sont pas encore tangibles ou mesurables, il est clair que, sans ce projet, nous aurions été confrontés à des difficultés majeures. Dynamics AX a rétabli la stabilité indispensable au maintien de la croissance de notre entreprise. Nous sommes prêts à affronter l’avenir.»
Sport, divertissement, informations et médias : les quatre marchés de EVS
C’est à Sotchi, le 17 février 2014, qu’EVS a célébré ses 20 ans d’existence. La société -connue avant tout pour ses ralentis d’images- a été fondée à Liège par Laurent Minguet et Pierre L’Hoest. Leur intuition a été de comprendre que le numérique allait supplanter la cassette vidéo.
Premier coup de projecteur mondial sur cette entreprise au cours des Jeux olympiques d’Atlanta en 1996. Deux ans plus tard, lors de la Coupe du monde de football en France, tous les ralentis sont réalisés avec les serveurs d’EVS.
L’activité, aujourd’hui, est concentrée sur quatre marchés clés : sport, divertissement, informations et médias. Si son système Live Slow Motion a révolutionné la retransmission en direct, ses solutions sans cassettes fiables et intégrées reposent sur la gamme de serveurs XT, leaders du marché; ils sont à présent largement employées pour diffuser des programmes en direct dans le monde entier. EVS a également signé la plate-forme C-Cast pour la diffusion sur les seconds écrans afin d’aider ses clients à tirer le meilleur parti de leurs contenus médiatiques.
L’entreprise est présente dans une vingtaine de pays et emploie 500 personnes, dont 330 à Liège. Le centre de décision, la quasi totalité de la production et 75% de l’activité R&D sont concentrés au Parc Scientifique du Sart Tilman. EVS a par ailleurs développé sa R&D à Toulouse et Paris, également à Weiterstadt (Allemagne) et à Chengdu (Chine).
