Vendredi 4 novembre, journée sans papier !

La Journée mondiale sans papier, une bonne occasion de se demander si on est plutôt adepte du tout détruire ou du tout conserver : faites le test !

Pourrions-nous vivre sans papier ? La réponse est clairement. Aussi, il est important. «Nous sommes nombreux à être attachés au papier au point de ne pouvoir imaginer faire sans, explique Arnaud Revert, Président-Directeur Généra, Iron Mountain France. Le papier est utile; c’est un justificatif physique d’un document, d’un évènement ou d’une information. Nous pouvons le lire, l’annoter, l’utiliser comme preuve et le partager avec d’autres. D’ailleurs, certaines études démontrent que l’expérience tactile du papier nous permet de lire de longs textes d’une façon intuitive et efficace, difficile à répliquer avec un écran.»

Ce qui veut dire que l’on imprime encore beaucoup les documents électroniques. En soi, rien de surprenant : parfois nous avons besoin d’imprimer les documents pour mieux en digérer le contenu avant de les détruire. Parfois, aussi, nous les conservons pour une utilisation ultérieure…

Sens de l’archivage excessif

Même si la consommation d’information au format papier peut apporter des avantages, point trop n’en faut. Il est fréquent que notre amour pour le papier aboutisse à une mauvaise gestion de l’information, avec des gens qui accumulent volontiers et stockent des documents au cas où ils en aient besoin un jour. «Soyons honnêtes : nous avons tous chez nous des dossiers pleins d’anciens relevés de banque, de garanties dépassées et de reçus dont nous n’aurons plus jamais besoin. Nous ne nous autorisons tout simplement pas à nous en débarrasser.»

Ce sens de l’archivage appliqué au contexte professionnel peut rapidement s’avérer excessif et néfaste. Il existe des réglementations strictes concernant les conditions de stockage de l’information dans les entreprises et les durées de rétention des contrats, des dossiers HR et de la comptabilité. Mais il faut reconnaître que nombre d’entre nous ont déjà commis l’erreur de conserver trop longtemps à portée de main le CV d’un candidat ou de stocker les dossiers de clients dans plusieurs endroits pour des considérations pratiques. Mais comme les règles sur la confidentialité des données ne cessent d’évoluer, si les entreprises ne font pas preuve de vigilance, il se pourrait que les mauvaises habitudes d’accumulation de leurs salariés les mettent en délicatesse avec la loi.

A l’inverse de ceux qui accumulent les documents papier, d’autres s’en séparent volontiers. Et ces derniers sont plus enclins à adopter le mode de vie sans papier. Ce type de personne utilise des outils en ligne, comme Evernote, pour faire des listes. Ils comptent sur des agendas en ligne pour mieux équilibrer vie privée et vie professionnelle et ils synchronisent leurs agendas avec plusieurs appareils et applis. Ils n’ont pas besoin de papier. C’est pour eux un poids superflu. Tout ce dont ils ont besoin, ils peuvent y avoir accès sur un écran.

«Mais il ne faudrait pas croire que ces adeptes des modes de vie sans papier sont pour autant des experts de la gestion des documents, nuance Arnaud Revert. Comme quiconque, on peut les surprendre à conserver sur leur bureau des documents personnels qu’ils auraient dû ranger dans le bon endroit central et sécurisé, ou à perdre de vue le nombre de fois qu’ils ont partagé un CV avec des collègues.»

Se défaire totalement du papier seulement si l’on est prêt !

Compte tenu de la nature tactile du papier, peut-être que seuls les plus solides émotionnellement pourront s’accommoder parfaitement d’un environnement zéro papier. Certes, travailler sans avoir recours au papier promet des avantages pour l’environnement et des économies d’énergie mesurables, mais savoir gérer et stocker des documents entièrement dématérialisés ne se fait pas sans difficultés. Les mêmes règles de protection des données s’appliquent, si bien que conserver des informations numériques sur son PC portable et non dans un espace de stockage centralisé et conforme aux normes, ou garder des dossiers personnels dans sa messagerie plutôt que de les classer dans des archives sécurisées, risque bien de mettre l’entreprise en difficulté pour cause d’infraction aux règlements en vigueur. Il convient de mettre en place des processus pour garder le contrôle de l’information afin de s’assurer de sa conformité systématique.

«Au travail comme à la maison, il est inutile de se défaire totalement du papier si l’on n’est pas prêt, estime encore Arnaud Revert. Pour ceux qui souhaiteraient trouver un juste équilibre entre les tendances à l’accumulation et à la destruction excessive, Iron Mountain recommande une pratique de ‘consommation modérée’ des documents papier comme alternative viable. Il n’est pas nécessairement question de se séparer totalement du papier; de nombreux documents papier continueront d’être conservés jusqu’à ce qu’ils ne soient plus utiles ou jusqu’à ce que les règles de rétention applicables obligent à les détruire de façon sécurisée. Il peut être tentant de vouloir tout numériser afin d’accélérer le passage au sans papier. Toutefois, pour la plupart des entreprises ayant une tradition d’utilisation du papier, tout numériser reviendra trop cher. Celles qui adopteront une approche de consommation modérée du papier pourront décider de numériser les documents à la demande et au gré des besoins. Non seulement, la facture sera moins lourde mais elles s’exposeront à un risque d’erreur moindre.»